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# 暫時規範管理系統 V3 操作說明書
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歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V3。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器及智慧通知系統，提供完整的文件生命週期管理解決方案。
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## 📋 目錄
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1. [系統簡介](#1-系統簡介)
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2. [登入與主畫面](#2-登入與主畫面)
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3. [核心操作流程](#3-核心操作流程)
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4. [智慧通知系統](#4-智慧通知系統)
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5. [進階功能](#5-進階功能)
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6. [角色權限說明](#6-角色權限說明)
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7. [常見問題](#7-常見問題)
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## 1. 系統簡介
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暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。
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### 🚀 V3.2 版本新特色
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- **LDAP/AD 整合**：使用企業Active Directory帳號登入
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- **智慧郵件記憶**：自動記憶並帶出之前使用的通知對象
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- **彈性郵件編輯**：可編輯通知名單並更新記錄
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- **多種SMTP支援**：支援Port 25無認證及其他認證方式
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- **自動排程提醒**：系統主動發送到期提醒郵件
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- **增強的編輯體驗**：ONLYOFFICE文件協作編輯
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## 2. 登入與主畫面
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### 2.1 LDAP 登入
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系統使用企業 Active Directory 進行單一登入。
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**🚨 重要登入規範**：
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✅ **正確格式**：必須使用完整的 UPN 格式帳號
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例如：`user@domain.com`
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❌ **錯誤格式**：不支援縮略帳號
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例如：`user`
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**登入步驟**：
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1. 在登入頁面輸入您的 **完整 AD 帳號**（例如：user@domain.com）
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2. 輸入您的 **AD 密碼**
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3. 點擊「**登入**」按鈕
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> **注意**：
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> - 首次登入的用戶預設為 `Viewer` 權限
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> - 需要聯繫系統管理員提升權限
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### 2.2 主畫面導覽
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登入後會看到暫時規範列表，包含：
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- **規範編號**：系統自動產生（PE+民國年+月份+序號）
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- **主題**：規範標題
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- **申請人**：規範申請者
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- **狀態**：pending_approval（待生效）/active（已生效）/expired（已過期）/terminated（已終止）
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- **時間範圍**：生效日期至結束日期
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- **操作按鈕**：依權限顯示不同功能
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## 3. 核心操作流程
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### 3.1 建立新規範（Editor/Admin 權限）
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1. 點擊「**新增規範**」按鈕
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2. 填寫規範資訊：
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- **主題**：規範標題
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- **申請人**：申請者姓名
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- **申請人電話**：聯絡電話
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- **相關資訊**：包裝、批號、設備類型等
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3. **選擇適用站別**：
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- Probing、Dicing、Die bond、Wire bond 等
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- 可多選
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4. **TCCS等級選擇**：
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- L1-L4 四個等級
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- 單選
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5. **4M選擇**：
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- Man、Machine、Material、Method、Environment
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- 單選
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6. 點擊「**建立**」完成草稿建立
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### 3.2 編輯規範內容（Editor/Admin 權限）
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**🆕 ONLYOFFICE 線上編輯**：
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1. 在規範列表點擊「**編輯**」按鈕
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2. 系統開啟 ONLYOFFICE 編輯器
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3. 進行文件編輯、格式調整
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4. 使用 **Ctrl+S** 定期儲存
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5. 編輯完成後關閉編輯器視窗
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**編輯器功能**：
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- 全功能 Word 文件編輯
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- 即時自動儲存
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- 支援圖片、表格插入
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- 格式化工具列
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### 3.3 啟用規範（Admin 權限）
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將規範從「待生效」變更為「已生效」狀態：
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1. 點擊「**啟用**」按鈕
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2. **上傳已簽核檔案**：選擇已簽核的PDF檔案
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3. **設定通知對象**：
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- 在搜尋框輸入姓名或Email（至少2個字元）
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- 從下拉清單選擇收件者
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- 支援AD群組搜尋（格式：`group:群組名稱`）
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- 可選擇多位收件者
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4. 點擊「**確認啟用**」
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5. 系統自動：
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- 更新規範狀態
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- **記憶通知對象**供後續使用
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- 發送啟用通知郵件
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### 3.4 展延規範（Editor/Admin 權限）
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延長已生效規範的結束日期：
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1. 點擊「**展延**」按鈕
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2. **設定新結束日期**：選擇展延後的日期
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3. **上傳佐證檔案**：提供展延理由相關文件（PDF格式）
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4. **🆕 智慧通知設定**：
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- 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
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- 可直接使用或進行編輯
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- 修改後的名單會更新到系統記錄中
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5. 點擊「**確認展延**」
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6. 系統自動發送展延通知郵件
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### 3.5 終止規範（Editor/Admin 權限）
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提早結束規範：
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1. 點擊「**終止**」按鈕
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2. **填寫終止原因**：說明提早結束的理由
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3. **🆕 智慧通知設定**：
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- 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
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- 顯示提示「以下為生效時設定的通知對象」
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- 可直接使用或進行編輯
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4. 點擊「**確認終止**」
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5. 系統自動：
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- 更新結束日期為今日
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- 發送終止通知郵件
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## 4. 智慧通知系統
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### 4.1 🆕 郵件記憶功能
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**V3.2 新增功能**：系統現在具備智慧郵件管理能力
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**運作機制**：
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1. **規範啟用時**：輸入通知郵件對象，系統自動記憶
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2. **規範終止時**：自動帶出啟用時的郵件清單，可編輯後發送
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3. **規範展延時**：自動帶出郵件清單，修改後會更新記錄
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**操作說明**：
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- 系統會顯示「以下為生效時設定的通知對象」提示
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- 可以直接使用預設的郵件清單
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- 也可以修改郵件清單後再發送
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- 展延時修改的名單會成為新的預設通知對象
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### 4.2 動態收件人選擇
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**搜尋功能**：
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- 輸入至少 **2個字元** 開始搜尋
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- 支援姓名或Email模糊搜尋
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- 即時顯示搜尋結果
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**選擇方式**：
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- **個人用戶**：直接選擇用戶
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- **AD群組**：輸入 `group:群組名稱` 選擇整個群組
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- **多重選擇**：可同時選擇多位收件者
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**群組搜尋**：
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- 格式：`group:TempSpec_Admins`
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- 系統會自動展開群組成員
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- 發送時會寄給所有群組成員
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### 4.3 通知類型
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**手動通知**（操作觸發）：
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- 規範啟用通知
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- 規範展延通知
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- 規範終止通知
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**🆕 自動提醒**（系統排程）：
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- **7天到期提醒**：在規範到期前7天自動發送
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- **3天到期提醒**：在規範到期前3天自動發送
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- **發送時間**：每天凌晨2:00檢查並發送
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**郵件內容**：
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- HTML格式美化顯示
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- 包含規範編號、標題、申請人
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- 明確標示生效/結束日期
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- 提供系統連結
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## 5. 進階功能
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### 5.1 搜尋與篩選
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**搜尋功能**：
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- 支援規範編號模糊搜尋
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- 支援主題關鍵字搜尋
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- 即時搜尋結果更新
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**篩選功能**：
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- 按狀態篩選（待生效/已生效/已過期/已終止）
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- 多條件組合篩選
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- 篩選結果分頁顯示
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### 5.2 文件下載
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**Word文件下載**：
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- Editor/Admin 可下載編輯中的Word原始檔
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- 適用於線下簽核流程
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**PDF文件下載**：
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- 所有用戶都可下載最終簽核版PDF
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- 適用於已生效/已終止的規範
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### 5.3 歷史紀錄追蹤
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點擊 **歷史紀錄圖示 (🕒)** 查看：
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- 操作時間戳記
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- 執行用戶
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- 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
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- 詳細說明
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### 5.4 即將到期警示
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在規範列表中會特別標示即將到期的規範：
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- **🟡 橙色標示**：7天內到期
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- **🔴 紅色標示**：3天內到期
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- **閃爍動畫**：今日到期
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## 6. 角色權限說明
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### 6.1 權限等級
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| 角色 | 登入 | 檢視 | 建立 | 編輯 | 啟用 | 展延/終止 | 刪除 |
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|------|------|------|------|------|------|-----------|------|
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| **Viewer** | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
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| **Editor** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
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| **Admin** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
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### 6.2 權限說明
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**Viewer（檢視者）**：
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- 檢視所有規範內容
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- 下載PDF檔案
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- 檢視歷史紀錄
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**Editor（編輯者）**：
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- 建立新規範草稿
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- 編輯規範內容
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- 展延和終止規範
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- 下載Word和PDF檔案
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**Admin（管理員）**：
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- 所有Editor權限
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- 啟用規範（上傳簽核檔案）
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- 刪除規範
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- 系統管理功能
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## 7. 常見問題
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### 7.1 登入相關
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**Q: 忘記帳號格式？**
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A: 必須使用完整的 `user@domain.com` 格式，不能只輸入 `user`
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**Q: 無法登入？**
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A: 請確認：
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1. 帳號格式正確（包含@domain.com）
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2. 密碼正確
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3. AD帳號未被鎖定
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4. 網路連線正常
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### 7.2 權限相關
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**Q: 無法建立規範？**
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A: 請確認您的權限等級，Viewer無法建立規範，需要Editor以上權限。
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**Q: 無法啟用規範？**
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A: 啟用功能需要Admin權限，請聯繫系統管理員。
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### 7.3 編輯相關
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**Q: ONLYOFFICE編輯器無法載入？**
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A: 請確認：
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1. 瀏覽器支援（建議Chrome/Edge）
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2. 網路連線穩定
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3. 彈出視窗未被阻擋
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**Q: 編輯內容未儲存？**
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A: 建議：
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1. 編輯期間保持網路連線
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2. 避免同時多人編輯同一文件
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3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)
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### 7.4 通知相關
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**Q: 搜尋不到AD用戶？**
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A: 請確認：
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1. 輸入至少2個字元才開始搜尋
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2. 用戶在AD中確實存在
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3. 服務帳號有足夠權限搜尋AD
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**Q: 沒有收到通知郵件？**
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A: 請檢查：
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1. Email地址是否正確
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2. 垃圾郵件資料夾
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3. 公司郵件伺服器設定
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**Q: 自動提醒郵件何時發送？**
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A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。
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**🆕 Q: 郵件通知對象會自動記憶嗎？**
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A: 是的，系統會記憶啟用時設定的通知對象：
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- 終止規範時會自動帶出之前的郵件清單
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- 展延規範時也會自動帶出，修改後會更新記錄
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- 您可以直接使用或編輯後再發送
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### 7.5 檔案相關
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**Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？**
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A: 不可以。為確保文件完整性，啟用時必須上傳已簽核的 **PDF檔案**。
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**Q: 檔案上傳失敗？**
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A: 請確認：
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1. 檔案格式正確（PDF）
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2. 檔案大小未超過限制
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3. 檔案名稱不含特殊字元
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4. 網路連線穩定
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### 7.6 效能相關
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**Q: 系統回應速度慢？**
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A: 可能原因：
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1. 網路連線問題
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2. 伺服器負載過高
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3. 資料庫查詢耗時
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4. 聯繫系統管理員檢查
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## 📝 版本資訊
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- **文件版本**: V3.2.0
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- **最後更新**: 2025年1月
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- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V3.2
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### 版本更新記錄
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**V3.2.0**：
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- 新增郵件通知記憶功能
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- 支援Port 25無認證SMTP
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- 優化郵件管理邏輯
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- 更新操作說明
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**V3.1.0**：
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- 新增LDAP/AD整合認證
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- 整合ONLYOFFICE線上編輯器
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- 實作智慧通知系統
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- 新增自動排程提醒功能
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**感謝您使用暫時規範管理系統 V3！**
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希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。 |