egg/TEMP_spec_system_V3
1
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Actions Packages Projects Releases Wiki Activity
Files
main
TEMP_spec_system_V3/USER_MANUAL.md
beabigegg dcd15baf3f 4TH
2025-08-28 13:20:29 +08:00

10 KiB
Raw Permalink Blame History

暫時規範管理系統 V3 操作說明書

歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V3。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器及智慧通知系統，提供完整的文件生命週期管理解決方案。

📋 目錄

  1. 系統簡介
  2. 登入與主畫面
  3. 核心操作流程
  4. 智慧通知系統
  5. 進階功能
  6. 角色權限說明
  7. 常見問題

1. 系統簡介

暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。

🚀 V3.2 版本新特色

  • LDAP/AD 整合：使用企業Active Directory帳號登入
  • 智慧郵件記憶：自動記憶並帶出之前使用的通知對象
  • 彈性郵件編輯：可編輯通知名單並更新記錄
  • 多種SMTP支援：支援Port 25無認證及其他認證方式
  • 自動排程提醒：系統主動發送到期提醒郵件
  • 增強的編輯體驗：ONLYOFFICE文件協作編輯

2. 登入與主畫面

2.1 LDAP 登入

系統使用企業 Active Directory 進行單一登入。

🚨 重要登入規範：

✅ 正確格式：必須使用完整的 UPN 格式帳號
例如：user@domain.com

❌ 錯誤格式：不支援縮略帳號
例如：user

登入步驟：

  1. 在登入頁面輸入您的 完整 AD 帳號（例如：user@domain.com）
  2. 輸入您的 AD 密碼
  3. 點擊「登入」按鈕

注意：

  • 首次登入的用戶預設為 Viewer 權限
  • 需要聯繫系統管理員提升權限

2.2 主畫面導覽

登入後會看到暫時規範列表，包含：

  • 規範編號：系統自動產生（PE+民國年+月份+序號）
  • 主題：規範標題
  • 申請人：規範申請者
  • 狀態：pending_approval（待生效）/active（已生效）/expired（已過期）/terminated（已終止）
  • 時間範圍：生效日期至結束日期
  • 操作按鈕：依權限顯示不同功能

3. 核心操作流程

3.1 建立新規範（Editor/Admin 權限）

  1. 點擊「新增規範」按鈕

  2. 填寫規範資訊：

    • 主題：規範標題
    • 申請人：申請者姓名
    • 申請人電話：聯絡電話
    • 相關資訊：包裝、批號、設備類型等

  3. 選擇適用站別：

    • Probing、Dicing、Die bond、Wire bond 等
    • 可多選

  4. TCCS等級選擇：

    • L1-L4 四個等級
    • 單選

  5. 4M選擇：

    • Man、Machine、Material、Method、Environment
    • 單選

  6. 點擊「建立」完成草稿建立

3.2 編輯規範內容（Editor/Admin 權限）

🆕 ONLYOFFICE 線上編輯：

  1. 在規範列表點擊「編輯」按鈕
  2. 系統開啟 ONLYOFFICE 編輯器
  3. 進行文件編輯、格式調整
  4. 使用 Ctrl+S 定期儲存
  5. 編輯完成後關閉編輯器視窗

編輯器功能：

  • 全功能 Word 文件編輯
  • 即時自動儲存
  • 支援圖片、表格插入
  • 格式化工具列

3.3 啟用規範（Admin 權限）

將規範從「待生效」變更為「已生效」狀態：

  1. 點擊「啟用」按鈕

  2. 上傳已簽核檔案：選擇已簽核的PDF檔案

  3. 設定通知對象：

    • 在搜尋框輸入姓名或Email（至少2個字元）
    • 從下拉清單選擇收件者
    • 支援AD群組搜尋（格式：group:群組名稱）
    • 可選擇多位收件者

  4. 點擊「確認啟用」

  5. 系統自動：

    • 更新規範狀態
    • 記憶通知對象供後續使用
    • 發送啟用通知郵件

3.4 展延規範（Editor/Admin 權限）

延長已生效規範的結束日期：

  1. 點擊「展延」按鈕

  2. 設定新結束日期：選擇展延後的日期

  3. 上傳佐證檔案：提供展延理由相關文件（PDF格式）

  4. 🆕 智慧通知設定：

    • 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
    • 可直接使用或進行編輯
    • 修改後的名單會更新到系統記錄中

  5. 點擊「確認展延」

  6. 系統自動發送展延通知郵件

3.5 終止規範（Editor/Admin 權限）

提早結束規範：

  1. 點擊「終止」按鈕

  2. 填寫終止原因：說明提早結束的理由

  3. 🆕 智慧通知設定：

    • 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
    • 顯示提示「以下為生效時設定的通知對象」
    • 可直接使用或進行編輯

  4. 點擊「確認終止」

  5. 系統自動：

    • 更新結束日期為今日
    • 發送終止通知郵件

4. 智慧通知系統

4.1 🆕 郵件記憶功能

V3.2 新增功能：系統現在具備智慧郵件管理能力

運作機制：

  1. 規範啟用時：輸入通知郵件對象，系統自動記憶
  2. 規範終止時：自動帶出啟用時的郵件清單，可編輯後發送
  3. 規範展延時：自動帶出郵件清單，修改後會更新記錄

操作說明：

  • 系統會顯示「以下為生效時設定的通知對象」提示
  • 可以直接使用預設的郵件清單
  • 也可以修改郵件清單後再發送
  • 展延時修改的名單會成為新的預設通知對象

4.2 動態收件人選擇

搜尋功能：

  • 輸入至少 2個字元 開始搜尋
  • 支援姓名或Email模糊搜尋
  • 即時顯示搜尋結果

選擇方式：

  • 個人用戶：直接選擇用戶
  • AD群組：輸入 group:群組名稱 選擇整個群組
  • 多重選擇：可同時選擇多位收件者

群組搜尋：

  • 格式：group:TempSpec_Admins
  • 系統會自動展開群組成員
  • 發送時會寄給所有群組成員

4.3 通知類型

手動通知（操作觸發）：

  • 規範啟用通知
  • 規範展延通知
  • 規範終止通知

🆕 自動提醒（系統排程）：

  • 7天到期提醒：在規範到期前7天自動發送
  • 3天到期提醒：在規範到期前3天自動發送
  • 發送時間：每天凌晨2:00檢查並發送

郵件內容：

  • HTML格式美化顯示
  • 包含規範編號、標題、申請人
  • 明確標示生效/結束日期
  • 提供系統連結

5. 進階功能

5.1 搜尋與篩選

搜尋功能：

  • 支援規範編號模糊搜尋
  • 支援主題關鍵字搜尋
  • 即時搜尋結果更新

篩選功能：

  • 按狀態篩選（待生效/已生效/已過期/已終止）
  • 多條件組合篩選
  • 篩選結果分頁顯示

5.2 文件下載

Word文件下載：

  • Editor/Admin 可下載編輯中的Word原始檔
  • 適用於線下簽核流程

PDF文件下載：

  • 所有用戶都可下載最終簽核版PDF
  • 適用於已生效/已終止的規範

5.3 歷史紀錄追蹤

點擊 歷史紀錄圖示 (🕒) 查看：

  • 操作時間戳記
  • 執行用戶
  • 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
  • 詳細說明

5.4 即將到期警示

在規範列表中會特別標示即將到期的規範：

  • 🟡 橙色標示：7天內到期
  • 🔴 紅色標示：3天內到期
  • 閃爍動畫：今日到期

6. 角色權限說明

6.1 權限等級

角色 登入 檢視 建立 編輯 啟用 展延/終止 刪除
Viewer ✅ ✅ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌
Editor ✅ ✅ ✅ ✅ ❌ ✅ ❌
Admin ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅

6.2 權限說明

Viewer（檢視者）：

  • 檢視所有規範內容
  • 下載PDF檔案
  • 檢視歷史紀錄

Editor（編輯者）：

  • 建立新規範草稿
  • 編輯規範內容
  • 展延和終止規範
  • 下載Word和PDF檔案

Admin（管理員）：

  • 所有Editor權限
  • 啟用規範（上傳簽核檔案）
  • 刪除規範
  • 系統管理功能

7. 常見問題

7.1 登入相關

Q: 忘記帳號格式？ A: 必須使用完整的 user@domain.com 格式，不能只輸入 user

Q: 無法登入？ A: 請確認：

  1. 帳號格式正確（包含@domain.com）
  2. 密碼正確
  3. AD帳號未被鎖定
  4. 網路連線正常

7.2 權限相關

Q: 無法建立規範？ A: 請確認您的權限等級，Viewer無法建立規範，需要Editor以上權限。

Q: 無法啟用規範？ A: 啟用功能需要Admin權限，請聯繫系統管理員。

7.3 編輯相關

Q: ONLYOFFICE編輯器無法載入？ A: 請確認：

  1. 瀏覽器支援（建議Chrome/Edge）
  2. 網路連線穩定
  3. 彈出視窗未被阻擋

Q: 編輯內容未儲存？ A: 建議：

  1. 編輯期間保持網路連線
  2. 避免同時多人編輯同一文件
  3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)

7.4 通知相關

Q: 搜尋不到AD用戶？ A: 請確認：

  1. 輸入至少2個字元才開始搜尋
  2. 用戶在AD中確實存在
  3. 服務帳號有足夠權限搜尋AD

Q: 沒有收到通知郵件？ A: 請檢查：

  1. Email地址是否正確
  2. 垃圾郵件資料夾
  3. 公司郵件伺服器設定

Q: 自動提醒郵件何時發送？ A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。

🆕 Q: 郵件通知對象會自動記憶嗎？ A: 是的，系統會記憶啟用時設定的通知對象：

  • 終止規範時會自動帶出之前的郵件清單
  • 展延規範時也會自動帶出，修改後會更新記錄
  • 您可以直接使用或編輯後再發送

7.5 檔案相關

Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？ A: 不可以。為確保文件完整性，啟用時必須上傳已簽核的 PDF檔案。

Q: 檔案上傳失敗？ A: 請確認：

  1. 檔案格式正確（PDF）
  2. 檔案大小未超過限制
  3. 檔案名稱不含特殊字元
  4. 網路連線穩定

7.6 效能相關

Q: 系統回應速度慢？ A: 可能原因：

  1. 網路連線問題
  2. 伺服器負載過高
  3. 資料庫查詢耗時
  4. 聯繫系統管理員檢查

📝 版本資訊

  • 文件版本: V3.2.0
  • 最後更新: 2025年1月
  • 適用系統: 暫時規範管理系統 V3.2

版本更新記錄

V3.2.0：

  • 新增郵件通知記憶功能
  • 支援Port 25無認證SMTP
  • 優化郵件管理邏輯
  • 更新操作說明

V3.1.0：

  • 新增LDAP/AD整合認證
  • 整合ONLYOFFICE線上編輯器
  • 實作智慧通知系統
  • 新增自動排程提醒功能

感謝您使用暫時規範管理系統 V3！ 希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。