# 暫時規範管理系統 V3 操作說明書

歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V3。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器及智慧通知系統，提供完整的文件生命週期管理解決方案。

## 📋 目錄

1. [系統簡介](#1-系統簡介)
2. [登入與主畫面](#2-登入與主畫面)
3. [核心操作流程](#3-核心操作流程)
4. [智慧通知系統](#4-智慧通知系統)
5. [進階功能](#5-進階功能)
6. [角色權限說明](#6-角色權限說明)
7. [常見問題](#7-常見問題)

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## 1. 系統簡介

暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。

### 🚀 V3.2 版本新特色

- **LDAP/AD 整合**：使用企業Active Directory帳號登入
- **智慧郵件記憶**：自動記憶並帶出之前使用的通知對象
- **彈性郵件編輯**：可編輯通知名單並更新記錄
- **多種SMTP支援**：支援Port 25無認證及其他認證方式
- **自動排程提醒**：系統主動發送到期提醒郵件
- **增強的編輯體驗**：ONLYOFFICE文件協作編輯

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## 2. 登入與主畫面

### 2.1 LDAP 登入

系統使用企業 Active Directory 進行單一登入。

**🚨 重要登入規範**：

✅ **正確格式**：必須使用完整的 UPN 格式帳號  
例如：`user@domain.com`

❌ **錯誤格式**：不支援縮略帳號  
例如：`user`

**登入步驟**：
1. 在登入頁面輸入您的 **完整 AD 帳號**（例如：user@domain.com）
2. 輸入您的 **AD 密碼**
3. 點擊「**登入**」按鈕

> **注意**：
> - 首次登入的用戶預設為 `Viewer` 權限
> - 需要聯繫系統管理員提升權限

### 2.2 主畫面導覽

登入後會看到暫時規範列表，包含：

- **規範編號**：系統自動產生（PE+民國年+月份+序號）
- **主題**：規範標題
- **申請人**：規範申請者
- **狀態**：pending_approval（待生效）/active（已生效）/expired（已過期）/terminated（已終止）
- **時間範圍**：生效日期至結束日期
- **操作按鈕**：依權限顯示不同功能

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## 3. 核心操作流程

### 3.1 建立新規範（Editor/Admin 權限）

1. 點擊「**新增規範**」按鈕
2. 填寫規範資訊：
   - **主題**：規範標題
   - **申請人**：申請者姓名
   - **申請人電話**：聯絡電話
   - **相關資訊**：包裝、批號、設備類型等

3. **選擇適用站別**：
   - Probing、Dicing、Die bond、Wire bond 等
   - 可多選

4. **TCCS等級選擇**：
   - L1-L4 四個等級
   - 單選

5. **4M選擇**：
   - Man、Machine、Material、Method、Environment
   - 單選

6. 點擊「**建立**」完成草稿建立

### 3.2 編輯規範內容（Editor/Admin 權限）

**🆕 ONLYOFFICE 線上編輯**：

1. 在規範列表點擊「**編輯**」按鈕
2. 系統開啟 ONLYOFFICE 編輯器
3. 進行文件編輯、格式調整
4. 使用 **Ctrl+S** 定期儲存
5. 編輯完成後關閉編輯器視窗

**編輯器功能**：
- 全功能 Word 文件編輯
- 即時自動儲存
- 支援圖片、表格插入
- 格式化工具列

### 3.3 啟用規範（Admin 權限）

將規範從「待生效」變更為「已生效」狀態：

1. 點擊「**啟用**」按鈕
2. **上傳已簽核檔案**：選擇已簽核的PDF檔案
3. **設定通知對象**：
   - 在搜尋框輸入姓名或Email（至少2個字元）
   - 從下拉清單選擇收件者
   - 支援AD群組搜尋（格式：`group:群組名稱`）
   - 可選擇多位收件者

4. 點擊「**確認啟用**」
5. 系統自動：
   - 更新規範狀態
   - **記憶通知對象**供後續使用
   - 發送啟用通知郵件

### 3.4 展延規範（Editor/Admin 權限）

延長已生效規範的結束日期：

1. 點擊「**展延**」按鈕
2. **設定新結束日期**：選擇展延後的日期
3. **上傳佐證檔案**：提供展延理由相關文件（PDF格式）
4. **🆕 智慧通知設定**：
   - 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
   - 可直接使用或進行編輯
   - 修改後的名單會更新到系統記錄中

5. 點擊「**確認展延**」
6. 系統自動發送展延通知郵件

### 3.5 終止規範（Editor/Admin 權限）

提早結束規範：

1. 點擊「**終止**」按鈕
2. **填寫終止原因**：說明提早結束的理由
3. **🆕 智慧通知設定**：
   - 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
   - 顯示提示「以下為生效時設定的通知對象」
   - 可直接使用或進行編輯

4. 點擊「**確認終止**」
5. 系統自動：
   - 更新結束日期為今日
   - 發送終止通知郵件

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## 4. 智慧通知系統

### 4.1 🆕 郵件記憶功能

**V3.2 新增功能**：系統現在具備智慧郵件管理能力

**運作機制**：
1. **規範啟用時**：輸入通知郵件對象，系統自動記憶
2. **規範終止時**：自動帶出啟用時的郵件清單，可編輯後發送  
3. **規範展延時**：自動帶出郵件清單，修改後會更新記錄

**操作說明**：
- 系統會顯示「以下為生效時設定的通知對象」提示
- 可以直接使用預設的郵件清單
- 也可以修改郵件清單後再發送
- 展延時修改的名單會成為新的預設通知對象

### 4.2 動態收件人選擇

**搜尋功能**：
- 輸入至少 **2個字元** 開始搜尋
- 支援姓名或Email模糊搜尋
- 即時顯示搜尋結果

**選擇方式**：
- **個人用戶**：直接選擇用戶
- **AD群組**：輸入 `group:群組名稱` 選擇整個群組
- **多重選擇**：可同時選擇多位收件者

**群組搜尋**：
- 格式：`group:TempSpec_Admins`
- 系統會自動展開群組成員
- 發送時會寄給所有群組成員

### 4.3 通知類型

**手動通知**（操作觸發）：
- 規範啟用通知
- 規範展延通知  
- 規範終止通知

**🆕 自動提醒**（系統排程）：
- **7天到期提醒**：在規範到期前7天自動發送
- **3天到期提醒**：在規範到期前3天自動發送
- **發送時間**：每天凌晨2:00檢查並發送

**郵件內容**：
- HTML格式美化顯示
- 包含規範編號、標題、申請人
- 明確標示生效/結束日期
- 提供系統連結

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## 5. 進階功能

### 5.1 搜尋與篩選

**搜尋功能**：
- 支援規範編號模糊搜尋
- 支援主題關鍵字搜尋
- 即時搜尋結果更新

**篩選功能**：
- 按狀態篩選（待生效/已生效/已過期/已終止）
- 多條件組合篩選
- 篩選結果分頁顯示

### 5.2 文件下載

**Word文件下載**：
- Editor/Admin 可下載編輯中的Word原始檔
- 適用於線下簽核流程

**PDF文件下載**：
- 所有用戶都可下載最終簽核版PDF
- 適用於已生效/已終止的規範

### 5.3 歷史紀錄追蹤

點擊 **歷史紀錄圖示 (🕒)** 查看：

- 操作時間戳記
- 執行用戶
- 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
- 詳細說明

### 5.4 即將到期警示

在規範列表中會特別標示即將到期的規範：

- **🟡 橙色標示**：7天內到期
- **🔴 紅色標示**：3天內到期  
- **閃爍動畫**：今日到期

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## 6. 角色權限說明

### 6.1 權限等級

| 角色 | 登入 | 檢視 | 建立 | 編輯 | 啟用 | 展延/終止 | 刪除 |
|------|------|------|------|------|------|-----------|------|
| **Viewer** | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| **Editor** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| **Admin** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |

### 6.2 權限說明

**Viewer（檢視者）**：
- 檢視所有規範內容
- 下載PDF檔案
- 檢視歷史紀錄

**Editor（編輯者）**：
- 建立新規範草稿
- 編輯規範內容
- 展延和終止規範
- 下載Word和PDF檔案

**Admin（管理員）**：
- 所有Editor權限
- 啟用規範（上傳簽核檔案）
- 刪除規範
- 系統管理功能

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## 7. 常見問題

### 7.1 登入相關

**Q: 忘記帳號格式？**
A: 必須使用完整的 `user@domain.com` 格式，不能只輸入 `user`

**Q: 無法登入？**
A: 請確認：
1. 帳號格式正確（包含@domain.com）
2. 密碼正確
3. AD帳號未被鎖定
4. 網路連線正常

### 7.2 權限相關

**Q: 無法建立規範？**
A: 請確認您的權限等級，Viewer無法建立規範，需要Editor以上權限。

**Q: 無法啟用規範？**
A: 啟用功能需要Admin權限，請聯繫系統管理員。

### 7.3 編輯相關

**Q: ONLYOFFICE編輯器無法載入？**
A: 請確認：
1. 瀏覽器支援（建議Chrome/Edge）
2. 網路連線穩定
3. 彈出視窗未被阻擋

**Q: 編輯內容未儲存？**
A: 建議：
1. 編輯期間保持網路連線
2. 避免同時多人編輯同一文件
3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)

### 7.4 通知相關

**Q: 搜尋不到AD用戶？**
A: 請確認：
1. 輸入至少2個字元才開始搜尋
2. 用戶在AD中確實存在
3. 服務帳號有足夠權限搜尋AD

**Q: 沒有收到通知郵件？**
A: 請檢查：
1. Email地址是否正確
2. 垃圾郵件資料夾
3. 公司郵件伺服器設定

**Q: 自動提醒郵件何時發送？**
A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。

**🆕 Q: 郵件通知對象會自動記憶嗎？**
A: 是的，系統會記憶啟用時設定的通知對象：
- 終止規範時會自動帶出之前的郵件清單
- 展延規範時也會自動帶出，修改後會更新記錄
- 您可以直接使用或編輯後再發送

### 7.5 檔案相關

**Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？**
A: 不可以。為確保文件完整性，啟用時必須上傳已簽核的 **PDF檔案**。

**Q: 檔案上傳失敗？**
A: 請確認：
1. 檔案格式正確（PDF）
2. 檔案大小未超過限制
3. 檔案名稱不含特殊字元
4. 網路連線穩定

### 7.6 效能相關

**Q: 系統回應速度慢？**
A: 可能原因：
1. 網路連線問題
2. 伺服器負載過高
3. 資料庫查詢耗時
4. 聯繫系統管理員檢查

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## 📝 版本資訊

- **文件版本**: V3.2.0
- **最後更新**: 2025年1月
- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V3.2

### 版本更新記錄

**V3.2.0**：
- 新增郵件通知記憶功能
- 支援Port 25無認證SMTP
- 優化郵件管理邏輯
- 更新操作說明

**V3.1.0**：
- 新增LDAP/AD整合認證
- 整合ONLYOFFICE線上編輯器
- 實作智慧通知系統
- 新增自動排程提醒功能

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**感謝您使用暫時規範管理系統 V3！**
希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。