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PANJIT To-Do System 使用者手冊
📖 目錄
系統簡介
PANJIT To-Do System 是一個專為企業環境設計的待辦事項管理系統，提供：
- 統一登入：使用公司 AD/LDAP 帳號直接登入
- 多人協作：支援團隊合作、責任分工
- 智能通知：自動化郵件提醒，不錯過任何重要任務
- 數據管理：Excel 批量匯入匯出，高效處理大量資料
- 行動支援：響應式設計，桌面和行動裝置完美適配
登入系統
🔐 第一次登入
-
開啟系統
- 瀏覽器開啟：
http://your-company-domain.com - 系統支援：Chrome、Firefox、Safari、Edge
- 瀏覽器開啟：
-
輸入帳號密碼
- 使用者名稱：
帳號@panjit.com.tw或帳號 - 密碼：與 Windows 登入相同
- 使用者名稱：
-
首次登入設定
- 系統會自動從 AD 取得您的姓名和 Email
- 建立個人偏好設定
- 設定預設通知選項
⚙️ 登入選項
- 記住我：勾選後下次自動登入（7天內有效）
- 語言切換：支援繁體中文、英文
- 主題模式：淺色/深色主題切換
主要功能
📱 系統介面
頂部導航欄
- 系統標題：顯示目前頁面
- 搜尋列：快速搜尋待辦事項
- 通知鈴鐺：系統通知提醒
- 使用者頭像：個人設定選單
左側選單
- 儀表板：系統概覽和統計
- 待辦清單：主要工作區域
- 行事曆：時間軸檢視
- 設定：個人化設定
主要工作區
- 工具列：篩選、排序、批量操作
- 清單檢視：條列式顯示
- 卡片檢視：圖像化顯示
- 行事曆檢視：時間軸顯示
待辦事項管理
➕ 建立新待辦事項
-
點選「新增待辦」按鈕
- 位於右上角藍色按鈕
- 快捷鍵：
Ctrl + N
-
填寫基本資訊
標題*：簡潔描述任務內容 描述：詳細說明和注意事項 狀態：新建立 (預設) 優先級：中 (預設) 到期日：選擇完成期限 -
指派人員
-
負責人：執行任務的人員
- 支援多人負責
- 可搜尋公司同事姓名或帳號
- 自動驗證帳號存在性
-
追蹤人員：需要了解進度的人員
- 主管或相關部門同事
- 會收到狀態變更通知
-
-
進階設定
- 標籤：分類標記（可自訂）
- 星號標記：重要項目標示
- 公開/私人：可見性設定
✏️ 編輯待辦事項
-
開啟編輯模式
- 點選事項標題直接編輯
- 或點選「編輯」按鈕
-
權限說明
- 建立者：完整編輯權限
- 負責人：可修改狀態、描述
- 追蹤人員：僅可查看
-
狀態變更
- 新建立 → 進行中：開始執行
- 進行中 → 已阻礙：遇到困難需協助
- 已阻礙 → 進行中：問題解決繼續執行
- 進行中 → 已完成：任務完成
🔍 搜尋和篩選
快速搜尋
- 關鍵字搜尋：標題、描述、人員姓名
- 模糊比對：不需輸入完整字詞
- 即時搜尋：輸入即時顯示結果
進階篩選
-
點選篩選按鈕（漏斗圖示）
-
設定篩選條件：
- 狀態：單選或多選
- 優先級：依重要程度篩選
- 指派人員：查看特定人員的任務
- 日期範圍：到期日區間
- 標籤：依分類查看
-
常用篩選：
- 我負責的：顯示自己的任務
- 我追蹤的：顯示關注的項目
- 逾期項目：已過期未完成
- 本週到期：七天內到期
排序選項
- 到期日：依時間緊急程度
- 優先級：依重要程度
- 建立時間：依新舊程度
- 狀態：依進度分組
- 標題：字母順序
協作功能
👥 團隊協作
角色說明
- 建立者：任務發起人，擁有完整權限
- 負責人：實際執行者，可編輯任務內容
- 追蹤人員：關注者，可查看進度並接收通知
協作流程
-
任務指派
建立者 → 指派負責人 → 設定追蹤人員 → 發送通知 -
進度更新
負責人更新狀態 → 系統記錄變更 → 自動通知相關人員 -
問題處理
遇到阻礙 → 標記為「已阻礙」→ 通知建立者/追蹤人員 → 協助解決
🔔 即時通知
Fire 一鍵提醒
- 功能說明：立即發送郵件提醒
- 使用時機：急件處理、重要提醒
- 限制機制：
- 2分鐘冷卻時間
- 每日20封限額
- 防止過度騷擾
自動化通知
- 到期前提醒：3天前自動發送
- 當天提醒：到期當日早上通知
- 逾期提醒：逾期1天後提醒
- 狀態變更：任務狀態改變時通知
週摘要報告
- 發送時間：每週一早上9點
- 內容包含：
- 本週待完成任務
- 逾期項目統計
- 新指派任務
- 完成項目回顧
通知設定
📧 郵件通知設定
-
開啟設定頁面
- 點選右上角個人頭像
- 選擇「通知設定」
-
通知類型設定
- ✅ 新任務指派通知
- ✅ 任務狀態變更通知
- ✅ 到期提醒通知
- ✅ Fire 一鍵提醒
- ✅ 週摘要報告
-
時間設定
- 提醒天數：到期前幾天提醒（1-7天）
- 工作時間：僅工作時間發送（9:00-18:00）
- 週末通知：是否包含週末
-
郵件格式
- HTML 格式：豐富內容顯示
- 純文字格式：相容性更好
- 摘要模式：減少郵件數量
🔕 勿擾模式
- 暫停所有通知：臨時關閉通知
- 例外設定：緊急通知例外
- 自動恢復：設定恢復時間
Excel 匯入匯出
📥 匯入待辦事項
Step 1：下載模板
- 點選「Excel 匯入」按鈕
- 下載標準模板
- 包含所有必要欄位
- 內建格式驗證
- 範例資料參考
Step 2：填寫資料
標題* | 描述 | 狀態 | 優先級 | 到期日 | 負責人* | 追蹤人員
完成報告撰寫 | 月報內容 | NEW | HIGH | 2024/1/15 | user1 | user2,user3
系統維護 | 定期檢查 | DOING | MEDIUM | 2024/1/20 | user2 | user1
欄位說明：
*為必填欄位- 狀態：NEW, DOING, BLOCKED, DONE
- 優先級：LOW, MEDIUM, HIGH, URGENT
- 日期格式：YYYY/MM/DD
- 人員：使用帳號，多人用逗號分隔
Step 3：上傳檔案
-
選擇檔案：支援 .xlsx, .xls, .csv
-
系統驗證：
- 格式檢查
- 欄位驗證
- 人員帳號確認
- 重複項目檢查
-
預覽確認：
- 顯示將匯入的資料
- 標示錯誤項目
- 提供修正建議
-
執行匯入：
- 成功項目批量建立
- 失敗項目詳細報告
- 自動發送通知
📤 匯出待辦事項
匯出選項
- 全部匯出：所有可存取的待辦事項
- 篩選匯出：根據目前篩選條件
- 選取匯出：勾選特定項目
- 範圍匯出：指定日期範圍
檔案格式
- Excel 格式：完整資料和格式
- CSV 格式：純資料，相容性好
- PDF 報表：列印友好格式
匯出內容
- 基本資訊：標題、描述、狀態、優先級
- 時間資訊：建立時間、到期日、完成時間
- 人員資訊：建立者、負責人、追蹤人員
- 進階資訊：標籤、備註、操作記錄
進階功能
📊 統計報表
個人統計
- 任務完成率：本週/本月完成統計
- 平均處理時間：從建立到完成的時間
- 優先級分佈：高/中/低優先級比例
- 逾期分析：逾期項目和原因分析
團隊統計
- 部門效率：各部門完成情況
- 工作量分析：人員任務負荷
- 協作頻率：跨部門合作統計
- 趨勢分析：月度/季度趨勢
系統統計
- 使用者活躍度：登入和操作頻率
- 功能使用率：各功能使用統計
- 效能監控：系統回應時間
- 錯誤率統計：系統穩定性指標
📅 行事曆整合
檢視模式
- 月檢視：整月任務概覽
- 週檢視：週計劃詳細檢視
- 日檢視：單日任務清單
- 時間線：甘特圖式顯示
互動功能
- 拖拽調整：直接拖動改變日期
- 快速編輯：點選事項快速修改
- 顏色標示：優先級和狀態色彩
- 提醒設定：行事曆提醒整合
🏷️ 標籤管理
標籤功能
- 自訂標籤：建立個人化分類
- 顏色標示：視覺化識別
- 快速篩選：點選標籤快速篩選
- 統計分析：標籤使用統計
常用標籤建議
- 專案類：
#Project-A,#年度計劃 - 部門類：
#IT,#HR,#Sales - 性質類：
#會議,#報告,#檢查 - 狀態類：
#待確認,#進行中,#暫停
🔍 進階搜尋
搜尋語法
標題搜尋：title:報告
描述搜尋：desc:系統
人員搜尋：user:張三
標籤搜尋：tag:專案
狀態搜尋：status:DOING
日期搜尋：due:2024-01-15
組合搜尋
複合條件：title:報告 AND user:張三
排除條件：title:會議 NOT status:DONE
日期範圍：due:2024-01-01..2024-01-31
常見問題
❓ 登入相關
Q: 忘記密碼怎麼辦？ A: 系統使用公司 AD 帳號，請聯繫 IT 部門重設 Windows 密碼。
Q: 帳號被鎖定無法登入？ A: 通常是密碼輸入錯誤多次，請聯繫 IT 部門解鎖帳號。
Q: 可以在家裡使用嗎？ A: 需要連接公司 VPN 後才能存取內部系統。
❓ 功能使用
Q: 為什麼找不到某個同事？ A: 請確認：
- 輸入正確的姓名或帳號
- 該同事帳號未被停用
- 有權限查看該同事資訊
Q: 郵件通知沒有收到？ A: 請檢查：
- 垃圾信件匣
- 通知設定是否開啟
- 郵箱容量是否已滿
- 公司郵件伺服器是否正常
Q: Excel 匯入失敗？ A: 常見原因：
- 檔案格式不正確
- 必填欄位為空
- 日期格式錯誤
- 人員帳號不存在
❓ 效能相關
Q: 系統載入很慢？ A: 建議：
- 使用較新版本的瀏覽器
- 清除瀏覽器快取
- 檢查網路連線品質
- 關閉不必要的分頁
Q: 行動裝置使用不順？ A: 建議：
- 使用手機瀏覽器而非APP
- 確保網路訊號穩定
- 定期清理瀏覽器快取
❓ 資料安全
Q: 資料會不會外洩？ A: 系統安全措施：
- 資料存放於公司內部伺服器
- 使用 HTTPS 加密傳輸
- AD 統一身份驗證
- 定期備份和監控
Q: 刪除的資料可以復原嗎？ A:
- 系統有30天的回收站功能
- 重要資料有定期備份
- 可聯繫管理員協助復原
🆘 技術支援
聯繫方式
- IT服務台：分機 XXX
- Email：it-support@panjit.com.tw
- 內部聊天群：IT技術支援群組
支援時間
- 工作日：09:00 - 18:00
- 緊急問題：24小時 (電話支援)
- 系統維護時間：每週日 02:00 - 04:00
提報問題時請提供
- 問題描述：詳細說明遇到的狀況
- 操作步驟：問題發生前的操作流程
- 錯誤訊息：如有錯誤訊息請完整記錄
- 環境資訊：使用的瀏覽器和作業系統
- 螢幕截圖：有助於快速診斷問題
使用者手冊版本：1.0
最後更新：2025年1月
適用系統版本：PANJIT To-Do System v1.0
如有任何問題或建議，歡迎隨時聯繫 IT 部門。