# PANJIT To-Do System 使用者手冊 ## 📖 目錄 1. [系統簡介](#系統簡介) 2. [登入系統](#登入系統) 3. [主要功能](#主要功能) 4. [待辦事項管理](#待辦事項管理) 5. [協作功能](#協作功能) 6. [通知設定](#通知設定) 7. [Excel 匯入匯出](#excel-匯入匯出) 8. [進階功能](#進階功能) 9. [常見問題](#常見問題) --- ## 系統簡介 PANJIT To-Do System 是一個專為企業環境設計的待辦事項管理系統，提供： - **統一登入**：使用公司 AD/LDAP 帳號直接登入 - **多人協作**：支援團隊合作、責任分工 - **智能通知**：自動化郵件提醒，不錯過任何重要任務 - **數據管理**：Excel 批量匯入匯出，高效處理大量資料 - **行動支援**：響應式設計，桌面和行動裝置完美適配 --- ## 登入系統 ### 🔐 第一次登入 1. **開啟系統** - 瀏覽器開啟：`http://your-company-domain.com` - 系統支援：Chrome、Firefox、Safari、Edge 2. **輸入帳號密碼** - 使用者名稱：`帳號@panjit.com.tw` 或 `帳號` - 密碼：與 Windows 登入相同 3. **首次登入設定** - 系統會自動從 AD 取得您的姓名和 Email - 建立個人偏好設定 - 設定預設通知選項 ### ⚙️ 登入選項 - **記住我**：勾選後下次自動登入（7天內有效） - **語言切換**：支援繁體中文、英文 - **主題模式**：淺色/深色主題切換 --- ## 主要功能 ### 📱 系統介面 #### 頂部導航欄 - **系統標題**：顯示目前頁面 - **搜尋列**：快速搜尋待辦事項 - **通知鈴鐺**：系統通知提醒 - **使用者頭像**：個人設定選單 #### 左側選單 - **儀表板**：系統概覽和統計 - **待辦清單**：主要工作區域 - **行事曆**：時間軸檢視 - **設定**：個人化設定 #### 主要工作區 - **工具列**：篩選、排序、批量操作 - **清單檢視**：條列式顯示 - **卡片檢視**：圖像化顯示 - **行事曆檢視**：時間軸顯示 --- ## 待辦事項管理 ### ➕ 建立新待辦事項 1. **點選「新增待辦」按鈕** - 位於右上角藍色按鈕 - 快捷鍵：`Ctrl + N` 2. **填寫基本資訊** ``` 標題*：簡潔描述任務內容 描述：詳細說明和注意事項 狀態：新建立 (預設) 優先級：中 (預設) 到期日：選擇完成期限 ``` 3. **指派人員** - **負責人**：執行任務的人員 - 支援多人負責 - 可搜尋公司同事姓名或帳號 - 自動驗證帳號存在性 - **追蹤人員**：需要了解進度的人員 - 主管或相關部門同事 - 會收到狀態變更通知 4. **進階設定** - **標籤**：分類標記（可自訂） - **星號標記**：重要項目標示 - **公開/私人**：可見性設定 ### ✏️ 編輯待辦事項 1. **開啟編輯模式** - 點選事項標題直接編輯 - 或點選「編輯」按鈕 2. **權限說明** - **建立者**：完整編輯權限 - **負責人**：可修改狀態、描述 - **追蹤人員**：僅可查看 3. **狀態變更** - **新建立** → **進行中**：開始執行 - **進行中** → **已阻礙**：遇到困難需協助 - **已阻礙** → **進行中**：問題解決繼續執行 - **進行中** → **已完成**：任務完成 ### 🔍 搜尋和篩選 #### 快速搜尋 - **關鍵字搜尋**：標題、描述、人員姓名 - **模糊比對**：不需輸入完整字詞 - **即時搜尋**：輸入即時顯示結果 #### 進階篩選 1. **點選篩選按鈕**（漏斗圖示） 2. **設定篩選條件**： - 狀態：單選或多選 - 優先級：依重要程度篩選 - 指派人員：查看特定人員的任務 - 日期範圍：到期日區間 - 標籤：依分類查看 3. **常用篩選**： - 我負責的：顯示自己的任務 - 我追蹤的：顯示關注的項目 - 逾期項目：已過期未完成 - 本週到期：七天內到期 #### 排序選項 - **到期日**：依時間緊急程度 - **優先級**：依重要程度 - **建立時間**：依新舊程度 - **狀態**：依進度分組 - **標題**：字母順序 --- ## 協作功能 ### 👥 團隊協作 #### 角色說明 - **建立者**：任務發起人，擁有完整權限 - **負責人**：實際執行者，可編輯任務內容 - **追蹤人員**：關注者，可查看進度並接收通知 #### 協作流程 1. **任務指派** ``` 建立者 → 指派負責人 → 設定追蹤人員 → 發送通知 ``` 2. **進度更新** ``` 負責人更新狀態 → 系統記錄變更 → 自動通知相關人員 ``` 3. **問題處理** ``` 遇到阻礙 → 標記為「已阻礙」→ 通知建立者/追蹤人員 → 協助解決 ``` ### 🔔 即時通知 #### Fire 一鍵提醒 - **功能說明**：立即發送郵件提醒 - **使用時機**：急件處理、重要提醒 - **限制機制**： - 2分鐘冷卻時間 - 每日20封限額 - 防止過度騷擾 #### 自動化通知 - **到期前提醒**：3天前自動發送 - **當天提醒**：到期當日早上通知 - **逾期提醒**：逾期1天後提醒 - **狀態變更**：任務狀態改變時通知 #### 週摘要報告 - **發送時間**：每週一早上9點 - **內容包含**： - 本週待完成任務 - 逾期項目統計 - 新指派任務 - 完成項目回顧 --- ## 通知設定 ### 📧 郵件通知設定 1. **開啟設定頁面** - 點選右上角個人頭像 - 選擇「通知設定」 2. **通知類型設定** - ✅ 新任務指派通知 - ✅ 任務狀態變更通知 - ✅ 到期提醒通知 - ✅ Fire 一鍵提醒 - ✅ 週摘要報告 3. **時間設定** - **提醒天數**：到期前幾天提醒（1-7天） - **工作時間**：僅工作時間發送（9:00-18:00） - **週末通知**：是否包含週末 4. **郵件格式** - **HTML 格式**：豐富內容顯示 - **純文字格式**：相容性更好 - **摘要模式**：減少郵件數量 ### 🔕 勿擾模式 - **暫停所有通知**：臨時關閉通知 - **例外設定**：緊急通知例外 - **自動恢復**：設定恢復時間 --- ## Excel 匯入匯出 ### 📥 匯入待辦事項 #### Step 1：下載模板 1. **點選「Excel 匯入」按鈕** 2. **下載標準模板** - 包含所有必要欄位 - 內建格式驗證 - 範例資料參考 #### Step 2：填寫資料 ```excel 標題* | 描述 | 狀態 | 優先級 | 到期日 | 負責人* | 追蹤人員 完成報告撰寫 | 月報內容 | NEW | HIGH | 2024/1/15 | user1 | user2,user3 系統維護 | 定期檢查 | DOING | MEDIUM | 2024/1/20 | user2 | user1 ``` **欄位說明：** - `*` 為必填欄位 - 狀態：NEW, DOING, BLOCKED, DONE - 優先級：LOW, MEDIUM, HIGH, URGENT - 日期格式：YYYY/MM/DD - 人員：使用帳號，多人用逗號分隔 #### Step 3：上傳檔案 1. **選擇檔案**：支援 .xlsx, .xls, .csv 2. **系統驗證**： - 格式檢查 - 欄位驗證 - 人員帳號確認 - 重複項目檢查 3. **預覽確認**： - 顯示將匯入的資料 - 標示錯誤項目 - 提供修正建議 4. **執行匯入**： - 成功項目批量建立 - 失敗項目詳細報告 - 自動發送通知 ### 📤 匯出待辦事項 #### 匯出選項 1. **全部匯出**：所有可存取的待辦事項 2. **篩選匯出**：根據目前篩選條件 3. **選取匯出**：勾選特定項目 4. **範圍匯出**：指定日期範圍 #### 檔案格式 - **Excel 格式**：完整資料和格式 - **CSV 格式**：純資料，相容性好 - **PDF 報表**：列印友好格式 #### 匯出內容 - 基本資訊：標題、描述、狀態、優先級 - 時間資訊：建立時間、到期日、完成時間 - 人員資訊：建立者、負責人、追蹤人員 - 進階資訊：標籤、備註、操作記錄 --- ## 進階功能 ### 📊 統計報表 #### 個人統計 - **任務完成率**：本週/本月完成統計 - **平均處理時間**：從建立到完成的時間 - **優先級分佈**：高/中/低優先級比例 - **逾期分析**：逾期項目和原因分析 #### 團隊統計 - **部門效率**：各部門完成情況 - **工作量分析**：人員任務負荷 - **協作頻率**：跨部門合作統計 - **趨勢分析**：月度/季度趨勢 #### 系統統計 - **使用者活躍度**：登入和操作頻率 - **功能使用率**：各功能使用統計 - **效能監控**：系統回應時間 - **錯誤率統計**：系統穩定性指標 ### 📅 行事曆整合 #### 檢視模式 - **月檢視**：整月任務概覽 - **週檢視**：週計劃詳細檢視 - **日檢視**：單日任務清單 - **時間線**：甘特圖式顯示 #### 互動功能 - **拖拽調整**：直接拖動改變日期 - **快速編輯**：點選事項快速修改 - **顏色標示**：優先級和狀態色彩 - **提醒設定**：行事曆提醒整合 ### 🏷️ 標籤管理 #### 標籤功能 - **自訂標籤**：建立個人化分類 - **顏色標示**：視覺化識別 - **快速篩選**：點選標籤快速篩選 - **統計分析**：標籤使用統計 #### 常用標籤建議 - 專案類：`#Project-A`, `#年度計劃` - 部門類：`#IT`, `#HR`, `#Sales` - 性質類：`#會議`, `#報告`, `#檢查` - 狀態類：`#待確認`, `#進行中`, `#暫停` ### 🔍 進階搜尋 #### 搜尋語法 ``` 標題搜尋：title:報告 描述搜尋：desc:系統 人員搜尋：user:張三 標籤搜尋：tag:專案 狀態搜尋：status:DOING 日期搜尋：due:2024-01-15 ``` #### 組合搜尋 ``` 複合條件：title:報告 AND user:張三 排除條件：title:會議 NOT status:DONE 日期範圍：due:2024-01-01..2024-01-31 ``` --- ## 常見問題 ### ❓ 登入相關 **Q: 忘記密碼怎麼辦？** A: 系統使用公司 AD 帳號，請聯繫 IT 部門重設 Windows 密碼。 **Q: 帳號被鎖定無法登入？** A: 通常是密碼輸入錯誤多次，請聯繫 IT 部門解鎖帳號。 **Q: 可以在家裡使用嗎？** A: 需要連接公司 VPN 後才能存取內部系統。 ### ❓ 功能使用 **Q: 為什麼找不到某個同事？** A: 請確認： 1. 輸入正確的姓名或帳號 2. 該同事帳號未被停用 3. 有權限查看該同事資訊 **Q: 郵件通知沒有收到？** A: 請檢查： 1. 垃圾信件匣 2. 通知設定是否開啟 3. 郵箱容量是否已滿 4. 公司郵件伺服器是否正常 **Q: Excel 匯入失敗？** A: 常見原因： 1. 檔案格式不正確 2. 必填欄位為空 3. 日期格式錯誤 4. 人員帳號不存在 ### ❓ 效能相關 **Q: 系統載入很慢？** A: 建議： 1. 使用較新版本的瀏覽器 2. 清除瀏覽器快取 3. 檢查網路連線品質 4. 關閉不必要的分頁 **Q: 行動裝置使用不順？** A: 建議： 1. 使用手機瀏覽器而非APP 2. 確保網路訊號穩定 3. 定期清理瀏覽器快取 ### ❓ 資料安全 **Q: 資料會不會外洩？** A: 系統安全措施： 1. 資料存放於公司內部伺服器 2. 使用 HTTPS 加密傳輸 3. AD 統一身份驗證 4. 定期備份和監控 **Q: 刪除的資料可以復原嗎？** A: 1. 系統有30天的回收站功能 2. 重要資料有定期備份 3. 可聯繫管理員協助復原 --- ## 🆘 技術支援 ### 聯繫方式 - **IT服務台**：分機 XXX - **Email**：it-support@panjit.com.tw - **內部聊天群**：IT技術支援群組 ### 支援時間 - **工作日**：09:00 - 18:00 - **緊急問題**：24小時 (電話支援) - **系統維護時間**：每週日 02:00 - 04:00 ### 提報問題時請提供 1. **問題描述**：詳細說明遇到的狀況 2. **操作步驟**：問題發生前的操作流程 3. **錯誤訊息**：如有錯誤訊息請完整記錄 4. **環境資訊**：使用的瀏覽器和作業系統 5. **螢幕截圖**：有助於快速診斷問題 --- **使用者手冊版本**：1.0 **最後更新**：2025年1月 **適用系統版本**：PANJIT To-Do System v1.0 如有任何問題或建議，歡迎隨時聯繫 IT 部門。