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# 暫時規範管理系統 V3 操作說明書
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歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V3。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器及智慧通知系統，提供完整的文件生命週期管理解決方案。
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## 📋 目錄
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1. [系統簡介](#1-系統簡介)
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2. [登入與主畫面](#2-登入與主畫面)
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3. [核心操作流程](#3-核心操作流程)
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4. [智慧通知系統](#4-智慧通知系統)
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5. [進階功能](#5-進階功能)
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6. [角色權限說明](#6-角色權限說明)
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7. [常見問題](#7-常見問題)
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## 1. 系統簡介
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暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。
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### 🚀 V3 版本新特色
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- **LDAP/AD 整合**：使用企業Active Directory帳號登入
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- **智慧通知系統**：動態收件人選擇與自動提醒
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- **自動排程提醒**：系統主動發送到期提醒郵件
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- **增強的編輯體驗**：ONLYOFFICE文件協作編輯
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## 2. 登入與主畫面
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### 2.1 LDAP 登入
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🆕 **V3 新功能**：系統現在使用企業 Active Directory 進行單一登入。
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**🚨 重要登入規範**：
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✅ **正確格式**：必須使用完整的 UPN 格式帳號
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例如：`user@domain.com`
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❌ **錯誤格式**：不支援縮略帳號
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例如：`user`
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**登入步驟**：
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1. 在登入頁面輸入您的 **完整 AD 帳號**（例如：user@domain.com）
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2. 輸入您的 **AD 密碼**
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3. 點擊「**登入**」按鈕
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> **注意**：
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> - 首次登入的用戶預設為 `Viewer` 權限
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> - 如需提升權限請聯繫系統管理員
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### 2.2 主畫面功能
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登入後進入暫時規範總表，包含以下區域：
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- **🔍 搜尋與篩選區**：根據編號、主題或狀態快速查找
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- **📊 狀態統計**：顯示各狀態規範的數量概覽
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- **📋 規範列表**：詳細顯示所有規範資訊
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- **⚡ 快速操作**：根據權限和規範狀態提供操作按鈕
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### 2.3 狀態指示說明
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| 狀態 | 圖示 | 說明 |
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| 待生效 | 🟡 | 草稿完成，待管理員啟用 |
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| 已生效 | 🟢 | 正在生效中的規範 |
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| 已過期 | 🔴 | 已自動過期的規範 |
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| 已終止 | ⚫ | 提早終止的規範 |
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## 3. 核心操作流程
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### 3.1 完整工作流程
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```mermaid
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graph TD
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A[Editor建立草稿] --> B[ONLYOFFICE線上編輯]
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B --> C[下載Word文件]
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C --> D[線下簽核流程]
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D --> E[Admin上傳PDF啟用]
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E --> F[🆕選擇通知對象]
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F --> G[規範正式生效]
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G --> H[🆕自動到期提醒]
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```
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### 3.2 建立新的暫時規範 (Editor / Admin)
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1. **建立草稿**
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- 點擊 **[+ 暫時規範建立]** 按鈕
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- 填寫基本資料：主題、申請人、站別等
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- 選擇適用的 TCCS 等級和 4M 類別
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- 點擊 **[建立並開始編輯]**
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2. **線上編輯**
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- 系統自動開啟 ONLYOFFICE 編輯器
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- 文件已預填初始資料
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- 支援多人協作編輯
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- 所有變更自動儲存
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3. **完成草稿**
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- 編輯完成後可直接關閉編輯器
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- 或點擊 **[完成編輯]** 返回總表
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### 3.3 啟用暫時規範 (僅限 Admin)
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🆕 **新增智慧通知功能**
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1. **開始啟用流程**
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- 找到狀態為「待生效」的規範
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- 點擊 **啟用圖示 (✅)**
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2. **上傳簽核文件**
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- 上傳已簽核完成的 PDF 檔案
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- 系統自動驗證檔案格式
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3. **🆕 選擇通知對象**
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- 在「郵件通知對象」欄位輸入姓名或Email
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- 系統即時搜尋 LDAP 用戶
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- 支援多人選擇
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- 可選擇不發送通知
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4. **確認啟用**
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- 點擊 **[上傳並啟用]**
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- 系統發送啟用通知郵件
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- 規範狀態變更為「已生效」
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### 3.4 展延暫時規範 (Editor / Admin)
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🆕 **新增智慧通知功能**
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1. **開始展延**
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- 點擊 **展延圖示 (📅+)**
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- 選擇新的結束日期
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2. **上傳佐證文件**
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- 必須上傳新的佐證文件 (PDF格式)
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3. **🆕 通知對象選擇**
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- 選擇需要通知的相關人員
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- 使用動態搜尋功能選擇收件人
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4. **確認展延**
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- 點擊 **[確認展延]**
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- 系統發送展延通知郵件
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### 3.5 終止暫時規範 (Editor / Admin)
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🆕 **新增智慧通知功能**
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1. **開始終止**
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- 點擊 **終止圖示 (❌)**
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- 填寫提早結束原因
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2. **🆕 通知設定**
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- 選擇需要通知終止訊息的人員
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3. **確認終止**
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- 點擊 **[確認終止]**
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- 系統發送終止通知郵件
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- 規範狀態變為「已終止」
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## 4. 智慧通知系統
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🆕 **V3 全新功能**
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### 4.1 動態收件人選擇
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所有主要操作（啟用、展延、終止）都支援智慧通知：
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- **即時搜尋**：輸入姓名或Email即時搜尋AD用戶
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- **多人選擇**：支援選擇多位收件人
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- **自動完成**：顯示完整姓名和Email資訊
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- **移除功能**：可隨時移除已選擇的收件人
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### 4.2 通知郵件內容
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系統會根據操作類型自動發送相應的通知郵件：
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- **啟用通知**：包含規範編號、主題、生效/結束日期
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- **展延通知**：包含新的結束日期和展延原因
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- **終止通知**：包含終止原因和終止日期
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### 4.3 🆕 自動到期提醒
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系統每天自動檢查即將到期的規範：
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- **7天前提醒**：首次到期預警
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- **3天前提醒**：最終到期提醒
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- **自動發送**：無需人工干預
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- **群組通知**：發送給預設管理群組
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> **管理員設定**：可在 `tasks.py` 中修改提醒天數和收件人群組
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## 5. 進階功能
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### 5.1 搜尋與篩選
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**搜尋功能**：
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- 支援規範編號模糊搜尋
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- 支援主題關鍵字搜尋
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- 即時搜尋結果更新
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**篩選功能**：
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- 按狀態篩選（待生效/已生效/已過期/已終止）
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- 多條件組合篩選
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- 篩選結果分頁顯示
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### 5.2 文件下載
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**Word文件下載**：
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- Editor/Admin 可下載編輯中的Word原始檔
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- 適用於線下簽核流程
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**PDF文件下載**：
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- 所有用戶都可下載最終簽核版PDF
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- 適用於已生效/已終止的規範
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### 5.3 歷史紀錄追蹤
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點擊 **歷史紀錄圖示 (🕒)** 查看：
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- 操作時間戳記
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- 執行用戶
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- 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
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- 詳細說明
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### 5.4 🆕 即將到期警示
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在規範列表中會特別標示即將到期的規範：
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- **🟡 橙色標示**：7天內到期
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- **🔴 紅色標示**：3天內到期
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- **閃爍動畫**：今日到期
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## 6. 角色權限說明
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### 6.1 權限等級
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| 角色 | 登入 | 檢視 | 建立 | 編輯 | 啟用 | 展延/終止 | 刪除 |
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|------|------|------|------|------|------|-----------|------|
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| **Viewer** | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
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| **Editor** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
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| **Admin** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
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### 6.2 🆕 LDAP 權限管理
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- **自動用戶創建**：AD用戶首次登入自動建立帳號
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- **預設權限**：新用戶預設為 `Viewer` 權限
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- **權限提升**：需要管理員手動調整資料庫或修改程式碼
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**管理員手動提升權限**：
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```sql
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-- 使用完整UPN格式帳號
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UPDATE ts_user SET role='admin' WHERE username='user@domain.com';
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```
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## 7. 常見問題
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### 7.1 登入相關
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**Q: 無法使用AD帳號登入？**
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A: 請確認：
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1. **必須使用完整UPN格式**：例如 user@domain.com（不支援縮略帳號如 user）
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2. 密碼正確
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3. 帳號未被鎖定
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4. 聯繫IT部門確認LDAP連線狀態
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**Q: 忘記密碼怎麼辦？**
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A: 系統使用AD驗證，請透過企業標準流程重設AD密碼。
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### 7.2 權限相關
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**Q: 為什麼我看不到建立規範按鈕？**
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A: 您的權限可能為 `Viewer`，請聯繫管理員提升權限至 `Editor`。
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**Q: 為什麼我無法啟用規範？**
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A: 啟用功能僅限 `Admin` 權限，請聯繫系統管理員操作。
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### 7.3 編輯器相關
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**Q: ONLYOFFICE編輯器無法載入？**
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A: 請檢查：
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1. 瀏覽器是否允許彈出視窗
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2. 網路連線是否正常
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3. 是否安裝最新版瀏覽器
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4. 聯繫IT確認Document Server狀態
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**Q: 編輯內容未儲存？**
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A: ONLYOFFICE有自動儲存功能，但請確認：
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1. 編輯期間保持網路連線
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2. 避免同時多人編輯同一文件
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3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)
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### 7.4 🆕 通知相關
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**Q: 搜尋不到AD用戶？**
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A: 請確認：
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1. 輸入至少2個字元才開始搜尋
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2. 用戶在AD中確實存在
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3. 服務帳號有足夠權限搜尋AD
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**Q: 沒有收到通知郵件？**
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A: 請檢查：
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1. Email地址是否正確
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2. 垃圾郵件資料夾
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3. 公司郵件伺服器設定
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4. 聯繫IT確認SMTP設定
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**Q: 自動提醒郵件何時發送？**
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A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。
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### 7.5 檔案相關
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**Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？**
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A: 不可以。為確保文件完整性，啟用時必須上傳已簽核的 **PDF檔案**。
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**Q: 檔案上傳失敗？**
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A: 請確認：
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1. 檔案格式正確（PDF）
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2. 檔案大小未超過限制
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3. 檔案名稱不含特殊字元
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4. 網路連線穩定
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### 7.6 效能相關
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**Q: 系統回應速度慢？**
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A: 可能原因：
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1. 網路連線問題
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2. 伺服器負載過高
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3. 資料庫查詢耗時
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4. 聯繫系統管理員檢查
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## 🆘 技術支援
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如遇到本手冊未涵蓋的問題，請透過以下方式聯繫：
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- **📧 系統管理員**: [admin@company.com](mailto:admin@company.com)
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- **📞 IT支援專線**: 分機 2345
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- **💬 企業即時通**: #temp-spec-support
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## 📝 版本資訊
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- **文件版本**: V3.0.0
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- **最後更新**: 2024年1月
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- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V3
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**感謝您使用暫時規範管理系統 V3！**
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希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。如有任何建議或回饋，歡迎與我們聯繫。 |