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2025-08-28 08:59:46 +08:00

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暫時規範管理系統 V3 操作說明書

歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V3。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器及智慧通知系統，提供完整的文件生命週期管理解決方案。

📋 目錄

  1. 系統簡介
  2. 登入與主畫面
  3. 核心操作流程
  4. 智慧通知系統
  5. 進階功能
  6. 角色權限說明
  7. 常見問題

1. 系統簡介

暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。

🚀 V3 版本新特色

  • LDAP/AD 整合：使用企業Active Directory帳號登入
  • 智慧通知系統：動態收件人選擇與自動提醒
  • 自動排程提醒：系統主動發送到期提醒郵件
  • 增強的編輯體驗：ONLYOFFICE文件協作編輯

2. 登入與主畫面

2.1 LDAP 登入

🆕 V3 新功能：系統現在使用企業 Active Directory 進行單一登入。

🚨 重要登入規範：

✅ 正確格式：必須使用完整的 UPN 格式帳號
例如：user@domain.com

❌ 錯誤格式：不支援縮略帳號
例如：user

登入步驟：

  1. 在登入頁面輸入您的 完整 AD 帳號（例如：user@domain.com）
  2. 輸入您的 AD 密碼
  3. 點擊「登入」按鈕

注意：

  • 首次登入的用戶預設為 Viewer 權限
  • 如需提升權限請聯繫系統管理員

2.2 主畫面功能

登入後進入暫時規範總表，包含以下區域：

  • 🔍 搜尋與篩選區：根據編號、主題或狀態快速查找
  • 📊 狀態統計：顯示各狀態規範的數量概覽
  • 📋 規範列表：詳細顯示所有規範資訊
  • ⚡ 快速操作：根據權限和規範狀態提供操作按鈕

2.3 狀態指示說明

狀態 圖示 說明
待生效 🟡 草稿完成，待管理員啟用
已生效 🟢 正在生效中的規範
已過期 🔴 已自動過期的規範
已終止 ⚫ 提早終止的規範

3. 核心操作流程

3.1 完整工作流程

graph TD
    A[Editor建立草稿] --> B[ONLYOFFICE線上編輯]
    B --> C[下載Word文件]
    C --> D[線下簽核流程]
    D --> E[Admin上傳PDF啟用]
    E --> F[🆕選擇通知對象]
    F --> G[規範正式生效]
    G --> H[🆕自動到期提醒]

3.2 建立新的暫時規範 (Editor / Admin)

  1. 建立草稿

    • 點擊 [+ 暫時規範建立] 按鈕
    • 填寫基本資料：主題、申請人、站別等
    • 選擇適用的 TCCS 等級和 4M 類別
    • 點擊 [建立並開始編輯]

  2. 線上編輯

    • 系統自動開啟 ONLYOFFICE 編輯器
    • 文件已預填初始資料
    • 支援多人協作編輯
    • 所有變更自動儲存

  3. 完成草稿

    • 編輯完成後可直接關閉編輯器
    • 或點擊 [完成編輯] 返回總表

3.3 啟用暫時規範 (僅限 Admin)

🆕 新增智慧通知功能

  1. 開始啟用流程

    • 找到狀態為「待生效」的規範
    • 點擊 啟用圖示 (✅)

  2. 上傳簽核文件

    • 上傳已簽核完成的 PDF 檔案
    • 系統自動驗證檔案格式

  3. 🆕 選擇通知對象

    • 在「郵件通知對象」欄位輸入姓名或Email
    • 系統即時搜尋 LDAP 用戶
    • 支援多人選擇
    • 可選擇不發送通知

  4. 確認啟用

    • 點擊 [上傳並啟用]
    • 系統發送啟用通知郵件
    • 規範狀態變更為「已生效」

3.4 展延暫時規範 (Editor / Admin)

🆕 新增智慧通知功能

  1. 開始展延

    • 點擊 展延圖示 (📅+)
    • 選擇新的結束日期

  2. 上傳佐證文件

    • 必須上傳新的佐證文件 (PDF格式)

  3. 🆕 通知對象選擇

    • 選擇需要通知的相關人員
    • 使用動態搜尋功能選擇收件人

  4. 確認展延

    • 點擊 [確認展延]
    • 系統發送展延通知郵件

3.5 終止暫時規範 (Editor / Admin)

🆕 新增智慧通知功能

  1. 開始終止

    • 點擊 終止圖示 (❌)
    • 填寫提早結束原因

  2. 🆕 通知設定

    • 選擇需要通知終止訊息的人員

  3. 確認終止

    • 點擊 [確認終止]
    • 系統發送終止通知郵件
    • 規範狀態變為「已終止」

4. 智慧通知系統

🆕 V3 全新功能

4.1 動態收件人選擇

所有主要操作（啟用、展延、終止）都支援智慧通知：

  • 即時搜尋：輸入姓名或Email即時搜尋AD用戶
  • 多人選擇：支援選擇多位收件人
  • 自動完成：顯示完整姓名和Email資訊
  • 移除功能：可隨時移除已選擇的收件人

4.2 通知郵件內容

系統會根據操作類型自動發送相應的通知郵件：

  • 啟用通知：包含規範編號、主題、生效/結束日期
  • 展延通知：包含新的結束日期和展延原因
  • 終止通知：包含終止原因和終止日期

4.3 🆕 自動到期提醒

系統每天自動檢查即將到期的規範：

  • 7天前提醒：首次到期預警
  • 3天前提醒：最終到期提醒
  • 自動發送：無需人工干預
  • 群組通知：發送給預設管理群組

管理員設定：可在 tasks.py 中修改提醒天數和收件人群組

5. 進階功能

5.1 搜尋與篩選

搜尋功能：

  • 支援規範編號模糊搜尋
  • 支援主題關鍵字搜尋
  • 即時搜尋結果更新

篩選功能：

  • 按狀態篩選（待生效/已生效/已過期/已終止）
  • 多條件組合篩選
  • 篩選結果分頁顯示

5.2 文件下載

Word文件下載：

  • Editor/Admin 可下載編輯中的Word原始檔
  • 適用於線下簽核流程

PDF文件下載：

  • 所有用戶都可下載最終簽核版PDF
  • 適用於已生效/已終止的規範

5.3 歷史紀錄追蹤

點擊 歷史紀錄圖示 (🕒) 查看：

  • 操作時間戳記
  • 執行用戶
  • 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
  • 詳細說明

5.4 🆕 即將到期警示

在規範列表中會特別標示即將到期的規範：

  • 🟡 橙色標示：7天內到期
  • 🔴 紅色標示：3天內到期
  • 閃爍動畫：今日到期

6. 角色權限說明

6.1 權限等級

角色 登入 檢視 建立 編輯 啟用 展延/終止 刪除
Viewer ✅ ✅ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌
Editor ✅ ✅ ✅ ✅ ❌ ✅ ❌
Admin ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅

6.2 🆕 LDAP 權限管理

  • 自動用戶創建：AD用戶首次登入自動建立帳號
  • 預設權限：新用戶預設為 Viewer 權限
  • 權限提升：需要管理員手動調整資料庫或修改程式碼

管理員手動提升權限：

-- 使用完整UPN格式帳號
UPDATE ts_user SET role='admin' WHERE username='user@domain.com';

7. 常見問題

7.1 登入相關

Q: 無法使用AD帳號登入？ A: 請確認：

  1. 必須使用完整UPN格式：例如 user@domain.com（不支援縮略帳號如 user）
  2. 密碼正確
  3. 帳號未被鎖定
  4. 聯繫IT部門確認LDAP連線狀態

Q: 忘記密碼怎麼辦？ A: 系統使用AD驗證，請透過企業標準流程重設AD密碼。

7.2 權限相關

Q: 為什麼我看不到建立規範按鈕？ A: 您的權限可能為 Viewer，請聯繫管理員提升權限至 Editor。

Q: 為什麼我無法啟用規範？ A: 啟用功能僅限 Admin 權限，請聯繫系統管理員操作。

7.3 編輯器相關

Q: ONLYOFFICE編輯器無法載入？ A: 請檢查：

  1. 瀏覽器是否允許彈出視窗
  2. 網路連線是否正常
  3. 是否安裝最新版瀏覽器
  4. 聯繫IT確認Document Server狀態

Q: 編輯內容未儲存？ A: ONLYOFFICE有自動儲存功能，但請確認：

  1. 編輯期間保持網路連線
  2. 避免同時多人編輯同一文件
  3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)

7.4 🆕 通知相關

Q: 搜尋不到AD用戶？ A: 請確認：

  1. 輸入至少2個字元才開始搜尋
  2. 用戶在AD中確實存在
  3. 服務帳號有足夠權限搜尋AD

Q: 沒有收到通知郵件？ A: 請檢查：

  1. Email地址是否正確
  2. 垃圾郵件資料夾
  3. 公司郵件伺服器設定
  4. 聯繫IT確認SMTP設定

Q: 自動提醒郵件何時發送？ A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。

7.5 檔案相關

Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？ A: 不可以。為確保文件完整性，啟用時必須上傳已簽核的 PDF檔案。

Q: 檔案上傳失敗？ A: 請確認：

  1. 檔案格式正確（PDF）
  2. 檔案大小未超過限制
  3. 檔案名稱不含特殊字元
  4. 網路連線穩定

7.6 效能相關

Q: 系統回應速度慢？ A: 可能原因：

  1. 網路連線問題
  2. 伺服器負載過高
  3. 資料庫查詢耗時
  4. 聯繫系統管理員檢查

🆘 技術支援

如遇到本手冊未涵蓋的問題，請透過以下方式聯繫：

  • 📧 系統管理員: admin@company.com
  • 📞 IT支援專線: 分機 2345
  • 💬 企業即時通: #temp-spec-support

📝 版本資訊

  • 文件版本: V3.0.0
  • 最後更新: 2024年1月
  • 適用系統: 暫時規範管理系統 V3

感謝您使用暫時規範管理系統 V3！ 希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。如有任何建議或回饋，歡迎與我們聯繫。