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系統操作說明書 (User Manual)
歡迎使用新版「暫時規範管理系統」。本說明書將引導您如何操作整合了 ONLYOFFICE 線上編輯器的新系統。
1. 系統簡介
本系統旨在提供一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。
2. 登入與主畫面
2.1 登入
請使用管理員提供的帳號和密碼，在首頁進行登入。
2.2 主畫面 (暫時規範總表)
登入後的主畫面會列出所有暫時規範，功能包含：
- 建立新規範按鈕: (僅 Editor/Admin 可見) 點擊此處開始建立一份新的規範。
- 搜尋與篩選區: 可根據「編號」、「主題」或「狀態」快速找到目標。
- 規範列表: 顯示每份規範的關鍵資訊。
- 操作按鈕: 根據您的「角色」和規範的「狀態」提供不同的操作選項。
3. 核心操作流程
3.1 流程總覽
新版系統的標準工作流程如下：
- Editor 填寫初始資料表單，建立一份新的暫時規範草稿。
- 系統將初始資料自動填入 Word 範本，並在瀏覽器中開啟 ONLYOFFICE 線上編輯器。
- Editor 在線上完成文件的詳細內容撰寫，文件會自動儲存。
- 完成後，可下載最終的 Word 文件 (
.docx)，進行線下簽核流程。 - 簽核完成後，將文件儲存為 PDF (
.pdf) 格式。 - Admin 登入系統，上傳簽核完成的 PDF 檔案，正式啟用該規範。
3.2 建立新的暫時規範 (Editor / Admin)
- 在主畫面點擊 [+ 建立新規範] 按鈕。
- 在「建立新的暫時規範」頁面，填寫所有初始資料，如主題、站別、Package 等。
- 點擊 [建立並開始編輯] 按鈕。
- 系統將會自動重新導向至 ONLYOFFICE 編輯器頁面，您會看到一個已預先填好初始資料的 Word 文件。
- 在線上編輯器中完成所有內容的修改與撰寫。您的所有變更都會自動儲存。完成後可直接關閉分頁或返回總表。
3.3 啟用暫時規範 (僅限 Admin)
當一份規範的線下簽核流程完成後，管理員需執行以下操作使其生效：
- 在總表中找到狀態為「待生效」的目標規範。
- 點擊該規範右側的 啟用圖示 (✅)。
- 在「啟用暫時規範」頁面，點擊 [選擇檔案]，並上傳已簽核完成的 PDF 檔案。
- 點擊 [啟用規範] 按鈕。
- 完成後，該規範的狀態會變為「已生效」。
3.4 管理已生效的規範 (Editor / Admin)
對於「已生效」的規範，您可以進行展延或提早終止：
- 展延:
- 點擊 展延圖示 (📅+)。
- 選擇新的結束日期，並必須上傳新的佐證文件 (PDF 格式)。
- 點擊儲存，規範的效期將會延長。
- 終止:
- 點擊 終止圖示 (❌)。
- 填寫提早終止的原因。
- 提交後，規範狀態將變為「已終止」。
3.5 搜尋、篩選與下載
- 搜尋/篩選: 在主畫面的搜尋框和下拉選單中操作。
- 下載:
- 待生效規範:
- Editor 和 Admin 可下載仍在編輯中的 Word 原始檔。
- 已生效/已終止/已過期規範:
- 所有角色都可以下載由 Admin 上傳的最終簽核版 PDF。
- 待生效規範:
3.6 檢視歷史紀錄
點擊規範最右側的 歷史紀錄圖示 (🕒)，可查看該規範的所有變更紀錄。
4. 使用者管理 (僅限 Admin)
管理員可點擊導覽列的 [帳號管理] 來新增、編輯或刪除使用者帳號。
5. 常見問題 (FAQ)
Q: 為什麼我看不到「建立規範」或「啟用」的按鈕？
A: 您的帳號權限不足。建立規範需要 Editor 或 Admin 權限；啟用規範僅限 Admin。如有需要，請聯繫系統管理員。
Q: 我忘記密碼了怎麼辦？ A: 請聯繫系統管理員，請他/她為您重設密碼。
Q: 為什麼編輯器頁面顯示 "Download failed" 或無法儲存？ A: 這通常是開發環境的網路設定問題。請確認您主機的防火牆是否允許來自 Docker 的連線，或聯繫系統管理員檢查網路設定。
Q: 我可以上傳 Word 檔案來啟用規範嗎？ A: 不行。為了確保文件的最終性和不可修改性，系統規定必須上傳已簽核的 PDF 檔案來啟用規範。