系統操作說明書 (User Manual)

歡迎使用「暫時規範管理系統」。本說明書將引導您如何操作本系統的各項功能。

1. 系統簡介

本系統旨在提供一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期，確保所有流程都有據可查。

2. 登入與主畫面

2.1 登入

請使用管理員提供的帳號和密碼，在首頁進行登入。

2.2 主畫面 (暫時規範總表)

登入後，您會看到系統的主畫面，這裡會列出所有的暫時規範。主畫面包含以下幾個重要部分：

建立新規範按鈕: (僅 Editor/Admin 可見) 點擊此處開始建立一份新的規範。
搜尋與篩選區:
- 搜尋框: 您可以輸入規範的「編號」或「主題」關鍵字來快速找到目標。
- 狀態篩選器: 您可以根據規範的狀態 (如：待生效、已生效) 來篩選列表。
規範列表: 顯示了每份規範的關鍵資訊，包括編號、主題、建立日期、結束日期和目前狀態。
操作按鈕: 針對每一份規範，您可以看到一組操作按鈕，這些按鈕會根據您的「角色」和規範的「狀態」而有所不同。

3. 核心操作流程

3.1 流程總覽

本系統的標準工作流程如下：

Editor 建立一份新的暫時規範草稿。
系統自動產生一份標準格式的 Word (.docx) 文件。
Editor 將此 Word 文件下載，進行線下簽核流程。
簽核完成後，將文件轉為 PDF (.pdf) 格式。
Admin 登入系統，上傳簽核完成的 PDF 檔案，正式啟用該規範。

3.2 建立新的暫時規範 (Editor / Admin)

在主畫面點擊右上角的 [+ 建立新規範] 按鈕。
在「建立暫時規範」頁面，填寫所有必填欄位。
- 內容編輯: 「變更前」、「變更後」等欄位支援 Markdown 語法，您可以點擊工具列按鈕來插入表格、清單，或上傳圖片。
填寫完成後，點擊頁面下方的 [預覽] 按鈕，可以即時查看生成後 PDF 的樣式。
確認無誤後，點擊 [產生並下載 Word] 按鈕。
系統會自動產生一份 .docx 檔案供您下載。此時，這份新規範會出現在總表中，狀態為「待生效」。

3.3 啟用暫時規範 (僅限 Admin)

當一份規範的線下簽核流程完成後，管理員需執行以下操作使其生效：

在總表中找到狀態為「待生效」的目標規範。
點擊該規範右側的 啟用圖示 (✅)。
在「啟用暫時規範」頁面，點擊 [選擇檔案]，並上傳已簽核完成的 PDF 檔案。
點擊 [啟用規範] 按鈕。
完成後，該規範的狀態會變為「已生效」，表示此規範已在效期內。

3.4 管理已生效的規範 (Editor / Admin)

對於「已生效」的規範，您可以進行展延或提早終止：

展延:
1. 點擊 展延圖示 (📅+)。
2. 選擇新的結束日期，並可選擇性上傳新的佐證文件。
3. 點擊儲存，規範的效期將會延長。
終止:
1. 點擊 終止圖示 (❌)。
2. 填寫提早終止的原因。
3. 提交後，規範狀態將變為「已終止」。

3.5 搜尋、篩選與下載

搜尋: 在主畫面的搜尋框輸入關鍵字，按下「篩選」即可。
篩選: 在下拉選單中選擇您想看的狀態，按下「篩選」即可。
下載:
- 待生效規範:
  - 所有角色都可下載 PDF 版本。
  - Editor 和 Admin 還可以額外下載 Word 原始檔。
- 已生效/已終止/已過期規範:
  - 所有角色都可以下載由 Admin 上傳的最終簽核版 PDF。

3.6 檢視歷史紀錄

若要查看某份規範的所有變更紀錄 (如誰建立、誰啟用、誰展延)，可以點擊該規範最右側的 歷史紀錄圖示 (🕒)。

4. 使用者管理 (僅限 Admin)

管理員可以點擊頁面頂端導覽列的 [後台管理] 來進入使用者管理頁面。在此頁面中，您可以：

建立新使用者: 設定新使用者的帳號、密碼和角色。
編輯現有使用者: 修改使用者的角色或重設其密碼。
刪除使用者: 從系統中移除某個使用者。

5. 名詞解釋

待生效 (Pending Approval): 規範已建立，但尚未上傳簽核後的正式文件，還未生效。
已生效 (Active): 規範已由管理員啟用，目前在有效期內。
已終止 (Terminated): 規範在有效期結束前，被人為提早結束。
已過期 (Expired): 規範已超過其設定的結束日期，自動失效。

6. 常見問題 (FAQ)

Q: 為什麼我看不到「建立規範」或「啟用」的按鈕？ A: 您的帳號權限不足。建立規範需要 Editor 或 Admin 權限；啟用規範僅限 Admin。如有需要，請聯繫系統管理員。

Q: 我忘記密碼了怎麼辦？ A: 請聯繫系統管理員，請他/她為您重設密碼。

Q: 我可以上傳 Word 檔案來啟用規範嗎？ A: 不行。為了確保文件的最終性和不可修改性，系統規定必須上傳已簽核的 PDF 檔案來啟用規範。

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