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- Database schema with 31 tables for 4-card system - LLM API integration (Gemini, DeepSeek, OpenAI) - Error handling system with modal component - Connection test UI for LLM services - Environment configuration files - Complete database documentation 🤖 Generated with [Claude Code](https://claude.com/claude-code) Co-Authored-By: Claude <noreply@anthropic.com>
27 KiB
27 KiB
績效管理系統 - 使用說明
文件版本：v1.1
建立日期：2024年12月
適用對象：全體員工、主管、HR 管理者
目錄
一、系統概述
1.1 什麼是四卡績效管理系統？
本系統採用「四卡循環」架構，協助您完成從職責定義到個人發展的完整績效管理：
| 卡片 | 用途 | 簡單說明 |
|---|---|---|
| 🧑 角色卡 | 定義職責 | 說明「我是誰、負責什麼」 |
| 🎯 能力卡 | 設定標準 | 說明「需要什麼能力」 |
| 📊 績效卡 | 評核績效 | 記錄「做得如何」 |
| 🌱 成長卡 | 規劃發展 | 規劃「如何成長」 |
1.2 四卡如何連動？
角色卡 ──▶ 能力卡 ──▶ 績效卡 ──▶ 成長卡
│ │ │ │
│ │ │ │
└───────────┴───────────┴───────────┘
基本資訊自動帶入
- 系統會自動將前一張卡的資料帶入下一張卡
- 您不需要重複填寫相同資訊
- 所有卡片會保留歷史快照供查閱
1.3 評核週期說明
| 週期 | 時間 | 評核內容 |
|---|---|---|
| Q1 季度 | 4月 | 目標進度追蹤（輕量） |
| Q2 季度 | 7月 | 目標進度追蹤（輕量） |
| Q3 季度 | 10月 | 目標進度追蹤（輕量） |
| 年度完整 | 1月 | 目標成果(70%) + 行為能力(30%) |
二、登入與介面導覽
2.1 系統登入
- 開啟瀏覽器，輸入系統網址
- 使用公司帳號密碼登入（支援 SSO 單一登入）
- 首次登入請確認個人資料正確
2.2 主介面說明
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ① 頂部導航列 │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ 🏆 績效管理系統 [繁中|EN] 🔔通知 👤王小明 產品部PM ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ② 評核週期選擇 │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ [Q1季度] [Q2季度] [Q3季度] [年度完整] 期間：2024/01-2024/12 ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ③ 四卡進度指示器 │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│ │ ✅角色卡 ──▶ ✅能力卡 ──▶ 🔵績效卡 ──▶ ⚪成長卡 ││
│ │ 已完成 已完成 進行中 待開始 ││
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ④側邊欄│ ⑤ 主內容區 │⑥ 右側儀表板 │
│ ┌─────┐│ ┌─────────────────────────────────────┐ │ ┌───────────┐ │
│ │角色卡││ │ │ │ │績效分佈 │ │
│ │能力卡││ │ 卡片內容編輯區域 │ │ │快速統計 │ │
│ │績效卡││ │ │ │ │待審批 │ │
│ │成長卡││ │ │ │ │ │ │
│ │─────││ │ │ │ │ │ │
│ │儀表板││ └─────────────────────────────────────┘ │ └───────────┘ │
│ │歷史 ││ │ │
│ └─────┘│ │ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
| 區域 | 功能說明 |
|---|---|
| ① 頂部導航 | 語系切換、通知中心、個人資訊 |
| ② 週期選擇 | 切換季度/年度評核 |
| ③ 進度指示 | 顯示四卡完成狀態 |
| ④ 側邊欄 | 快速切換卡片、報表 |
| ⑤ 主內容區 | 編輯卡片內容 |
| ⑥ 儀表板 | 績效統計、待辦事項 |
2.3 語系切換
- 點擊頂部導航列的「繁中 | EN」
- 選擇您偏好的語言
- 介面立即切換（填寫內容維持原語言）
三、Help Me AI 智能填寫功能
10.1 功能介紹
Help Me 是本系統的 AI 智能輔助功能，可以幫助您快速填寫表單中的空白欄位。
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Help Me AI 功能示意 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ✨ Help Me │ │
│ │ AI 智能填寫 │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ AI 檢查頁面所有可填寫欄位 │ │
│ │ ├── 已有內容 → 不做任何變更 │ │
│ │ └── 空白欄位 → 依據已填內容智能生成建議 │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
10.2 適用頁面
| 卡片類型 | 可使用 Help Me | 說明 |
|---|---|---|
| 角色卡 | ✓ | 自動補充職責描述、KRA/KPI |
| 能力卡 | ✓ | 自動建議技能說明、熟練度 |
| 績效卡 | ✓ | 自動生成具體產出、SBI 舉例 |
| 成長卡 | ✓ | 自動補充 IDP 行動計畫 |
10.3 使用方式
步驟說明：
- 先填寫部分欄位（AI 會參考已填內容）
- 找到頁面右上角的 「✨ Help Me」 按鈕
- 點擊按鈕
- 等待 AI 處理（約 2-3 秒）
- 系統自動填入空白欄位
- 檢視 AI 生成的內容，視需要調整
10.4 AI 填寫規則
| 情境 | AI 行為 |
|---|---|
| 欄位已有內容 | 不會變更，保留您的原始輸入 |
| 欄位為空白 | AI 依據相關內容生成建議 |
| 所有欄位已填 | 顯示「所有欄位已填寫」提示 |
10.5 AI 填寫辨識
AI 填寫的欄位會有特殊標示：
- 🟣 紫色邊框：表示該欄位由 AI 填寫
- 📍 AI 標籤：部分欄位會顯示「AI」標籤
- 🔔 底部通知：顯示「AI 已填寫 X 個欄位」
┌─────────────────────────────────────────┐
│ 具體產出 AI 已填寫 │
├─────────────────────────────────────────┤
│ ┌─────────────────────────────────────┐ │
│ │ NPS 從 32 分提升至 48 分，超越 │ │ ◀── 紫色邊框標示
│ │ 目標 6.7%。客戶續約率達 92%... │ │
│ └─────────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────┘
10.6 最佳使用建議
| 建議 | 說明 |
|---|---|
| 先填關鍵資訊 | 先填寫 KRA 名稱、基本描述，AI 會更精準 |
| 檢查並調整 | AI 生成的內容為建議，請務必檢視並調整 |
| 補充細節 | AI 可能缺少您才知道的具體數據，請補充 |
| 多次使用 | 可多次點擊 Help Me，AI 會填寫新的空白欄位 |
10.7 使用範例
情境：填寫績效卡的 KRA
| 步驟 | 您的操作 | AI 行為 |
|---|---|---|
| 1 | 填寫 KRA 名稱：「客戶滿意度提升」 | - |
| 2 | 填寫權重：30% | - |
| 3 | 「具體產出」留空 | - |
| 4 | 點擊 Help Me | AI 生成具體產出內容 |
| 5 | 檢視 AI 建議 | - |
| 6 | 補充實際數據 | - |
AI 生成範例：
AI 生成的「具體產出」：
NPS 從 32 分提升至 48 分（目標 45 分），超越目標 6.7%。
客戶續約率達 92%，較去年提升 8 個百分點。
主導客戶滿意度調查改革，建立季度客戶訪談機制。
10.8 注意事項
⚠️ 重要提醒：
- AI 內容僅供參考：請務必檢視並確認內容正確性
- 數據需自行核實：AI 可能使用示意數據，請替換為實際數據
- 個人化調整：AI 無法完全了解您的工作細節，請自行補充
- 保密資訊：請勿依賴 AI 生成涉及機密的具體內容
四、角色卡操作指南
10.1 適用對象
| 角色 | 可執行操作 |
|---|---|
| 員工 | 認領職位範本、微調個人角色卡 |
| 主管 | 審批部屬角色卡 |
| HR | 建立/維護職位範本 |
10.2 認領職位範本（員工）
步驟說明：
- 點擊側邊欄「角色卡」
- 若尚未有個人角色卡，系統會顯示可認領的職位範本
- 瀏覽符合您職級的職位範本
- 點擊「認領此職位」
- 系統自動複製為您的個人角色卡
10.3 編輯角色卡（員工）
填寫欄位說明：
| 區塊 | 欄位 | 填寫說明 | 範例 |
|---|---|---|---|
| 基本資訊 | 部門名稱 | 自動帶入 | 產品部 |
| 角色名稱 | 自動帶入 | 產品經理 | |
| 職級 | 自動帶入 | P3 | |
| 角色使命 | 使命描述 | 一句話說明您的崗位價值 | 我的使命是透過優質產品解決客戶痛點，創造商業價值 |
| 核心職責 | 職責清單 | 4-8項，動詞開頭 | ・規劃產品路線圖 ・收集用戶需求 ・協調跨部門資源 |
| 組織關聯 | 匯報對象 | 直屬主管 | 張經理 |
| 督導對象 | 您管理的人員 | 產品助理 x2 | |
| 內部協作 | 跨部門夥伴 | 研發部、設計部、行銷部 | |
| KRA/KPI | KRA | 關鍵成果領域 | 產品上市時程 |
| KPI | 績效指標 | 準時上市率 | |
| 衡量方式 | 如何計算 | 實際上市日 vs 計畫日 | |
| 目標值 | 達標基準 | ≥90% | |
| 權重 | 佔比（總和=100%） | 40% |
操作步驟：
- 在各區塊填寫或修改內容
- 可點擊「+ 新增職責」增加項目
- KRA 權重總和必須等於 100%
- 填寫完成後點擊「暫存草稿」或「送出審批」
10.4 送出審批
- 確認所有必填欄位已完成
- 點擊「送出審批」按鈕
- 系統自動通知您的直屬主管
- 您可在「通知中心」追蹤審批狀態
五、能力卡操作指南
10.1 能力卡結構
能力卡分為兩大類：
| 類型 | 說明 | 來源 |
|---|---|---|
| 軟性能力 | 管理職能、通用職能 | 從職能字典選取 |
| 硬性能力 | 專業技能、證照資質 | 自行填寫 |
10.2 選用軟性能力
步驟說明：
- 點擊側邊欄「能力卡」
- 系統自動帶入角色卡基本資訊
- 在「軟性能力」區塊點擊「+ 從職能字典選取」
- 瀏覽可選用的職能項目：
- 通用職能（全員適用）
- 管理職能（管理職適用）
- 專業職能（依部門）
- 勾選適用項目，點擊「確認選取」
- 系統自動帶入職能定義與 L1-L5 行為描述
- 為每項職能設定「要求等級」
等級說明：
| 等級 | 定義 | 行為描述 |
|---|---|---|
| L1 | 初學新手 | 了解概念，需他人指導才能展現 |
| L2 | 基礎應用 | 在簡單情境中能展現基本行為 |
| L3 | 獨立勝任 | 穩定展現於日常工作中 |
| L4 | 精通深化 | 在複雜情境中能有效展現 |
| L5 | 專家引領 | 能指導他人並創新優化 |
10.3 填寫硬性能力
填寫欄位說明：
| 欄位 | 填寫說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 技能/證照名稱 | 專業技能或認證 | Python 程式設計 |
| 技能類別 | 選擇分類 | 專業知識 / 工具使用 / 證照資質 |
| 是否必備 | 必須具備或加分 | 是 |
| 熟練度要求 | 1-5級 | 4 |
| 說明 | 應用情境 | 用於數據分析與自動化腳本開發 |
熟練度定義：
| 等級 | 定義 |
|---|---|
| 1 | 了解概念，需指導操作 |
| 2 | 基礎應用，可完成標準任務 |
| 3 | 獨立操作，處理一般問題 |
| 4 | 精通深化，可指導初學者 |
| 5 | 專家創新，可培訓/優化流程 |
10.4 送出審批
- 確認軟性能力與硬性能力皆已填寫
- 點擊「送出審批」
- 等待主管審核
六、績效卡操作指南
10.1 評核流程概述
開啟評核 ──▶ 員工自評 ──▶ 主管評核 ──▶ 績效面談 ──▶ 確認等級
10.2 選擇評核週期
- 在頂部「評核週期選擇」區塊選擇：
- Q1/Q2/Q3 季度：輕量評核，僅追蹤目標進度
- 年度完整：完整評核，包含目標成果 + 行為能力
10.3 填寫目標成果（自評）
步驟說明：
- 點擊側邊欄「績效卡」
- 系統自動帶入角色卡的 KRA 清單
- 針對每個 KRA：
| 欄位 | 填寫說明 |
|---|---|
| 具體產出 | 描述您實際完成的工作成果 |
| 自評完成度 | 拖曳滑桿或輸入百分比（0-100%） |
| 自評說明 | 說明自評依據 |
填寫範例：
KRA：產品上市時程
權重：40%
具體產出：
Q1 完成 MVP 開發，Q2 Beta 測試上線，獲得 500+ 測試用戶回饋。
整體進度符合預期，僅延遲 2 週。
自評完成度：80%
自評說明：
原訂 6/15 上線，實際 6/30 上線，延遲 15 天（約 10%）。
主因為第三方 API 整合問題，已及時調整並解決。
10.4 填寫行為能力（自評）- 僅年度評核
步驟說明：
- 切換到「行為評估」Tab
- 系統自動帶入能力卡的職能項目
- 針對每項職能：
| 欄位 | 填寫說明 |
|---|---|
| 自評等級 | 點選 L1-L5 按鈕 |
| 評估舉例 | 使用 SBI 格式填寫具體事例 |
SBI 格式說明：
| 元素 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| S - Situation | 情境：何時、何地、什麼背景 | 跨部門產品發布專案中 |
| B - Behavior | 行為：您具體做了什麼 | 主動召開週會，建立共享進度看板 |
| I - Impact | 影響：產生什麼結果 | 專案準時上線，協作效率提升 30% |
填寫範例：
職能：橫向整合力
定義：整合跨部門資源，建立有效協作關係
自評等級：L3 獨立勝任
評估舉例（SBI）：
【情境】Q2 產品發布專案，需協調研發、設計、行銷三個部門
【行為】主動建立每週同步會議機制，使用 Notion 建立共享看板追蹤進度
【影響】所有部門同步率提升，專案準時上線，獲得主管肯定
10.5 填寫績效自評
- 切換到「綜合評價」Tab
- 在「績效自評」區塊撰寫整體自我評價
- 可回顧本年度的成就、挑戰、學習
10.6 送出自評
- 確認所有區塊已填寫完成
- 點擊「送出自評」
- 系統通知主管進行評核
10.7 查看主管評核結果
- 主管評核完成後，您會收到通知
- 進入績效卡可看到：
- 主管評完成度（與您的自評並列顯示）
- 主管評行為等級
- 主管回饋建議
- 系統會自動安排績效面談
10.8 績效面談與確認
- 依約定時間與主管進行績效面談
- 討論自評與主管評的差異
- 達成共識後，確認「共識完成度」
- 雙方電子簽核，績效卡定稿
七、成長卡操作指南
10.1 成長卡自動產生
年度評核完成後，系統會自動：
- 建立您的成長卡草稿
- 帶入績效卡的優勢項（高分項目）
- 帶入待發展領域（待改善項目）
10.2 填寫發展焦點
| 區塊 | 填寫說明 |
|---|---|
| 優勢項 | 系統自動帶入，可調整 |
| 待發展領域 | 系統自動帶入，可調整 |
| 職業志向 | 填寫您的職涯發展期望 |
職業志向範例：
短期（1年內）：精進產品數據分析能力
中期（1-3年）：晉升為資深產品經理
長期（3-5年）：成為產品總監，帶領產品團隊
10.3 設定 IDP 目標
建議聚焦 3-4 個發展目標，避免資源分散。
SMART 原則提示：
| 原則 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| S - Specific | 具體明確 | 提升數據分析能力 |
| M - Measurable | 可衡量 | 完成 3 個數據專案 |
| A - Achievable | 可達成 | 考量現有資源與時間 |
| R - Relevant | 相關性 | 與工作職責相關 |
| T - Time-bound | 有時限 | 2024年Q2前完成 |
填寫欄位：
| 欄位 | 填寫說明 | 範例 |
|---|---|---|
| 發展目標 | SMART 格式的目標描述 | 2024年Q2前完成數據分析線上課程認證 |
| 對應能力 | 連結能力卡項目 | 數據分析技能 |
| 具體行動 | 要做什麼（多項） | ・報名 Coursera 課程 ・每週投入 5 小時學習 ・完成 3 個實作專案 |
| 資源與支持 | 需要什麼協助 | 申請培訓預算 NT$5,000 |
| 時間線 | 預計完成時間 | 2024/06/30 |
| 成果證據 | 如何證明達成 | 取得課程認證證書 |
10.4 設定檢視節奏
| 選項 | 說明 |
|---|---|
| 月檢視 | 每月與主管進行簡短進度確認 |
| 季回顧 | 每季進行較完整的回顧與調整 |
建議選擇「月檢視 + 季回顧」組合。
10.5 承諾簽署
- 員工承諾：確認將主動執行計畫
- 點擊「員工簽署」完成電子簽核
- 送出給主管審批
- 主管審批並簽署「主管承諾」
- 成長卡正式生效
10.6 持續追蹤
月檢視操作：
- 點擊成長卡中的「+ 新增追蹤紀錄」
- 填寫日期、進度更新
- 與主管確認後簽名
追蹤紀錄範例：
日期：2024/02/15
進度更新：
・完成 Coursera 課程第 1-3 模組
・已開始第一個實作專案（客戶流失預測）
・預計下月完成課程一半進度
調整事項：
無
簽名確認：員工 ✓ 主管 ✓
八、審批操作指南
10.1 查看待審批項目（主管）
- 收到系統通知時，點擊通知連結
- 或在首頁右側「待審批清單」查看
- 或點擊側邊欄「待審批」頁面
10.2 審批角色卡/能力卡
步驟說明：
- 點擊待審批項目進入詳情
- 檢視員工填寫內容
- 若有修改，系統會標示與範本的差異
- 選擇操作：
| 操作 | 說明 |
|---|---|
| 核准 | 內容無誤，同意生效 |
| 退回 | 需要修改，填寫退回原因 |
10.3 審批績效卡（主管評核）
步驟說明：
- 進入部屬的績效卡
- 檢視員工自評內容
- 填寫主管評核：
| 區塊 | 操作 |
|---|---|
| 目標成果 | 針對每個 KRA 填寫「主管評完成度」與說明 |
| 行為能力 | 針對每項職能選擇「主管評等級」並補充舉例 |
| 主管回饋 | 撰寫整體回饋與建議 |
- 邀請績效面談（系統可發送行事曆邀請）
- 面談後確認「共識完成度」與「績效等級」
- 雙方簽核完成評核
10.4 審批成長卡
- 檢視員工 IDP 計畫是否合理
- 確認目標、行動、時間線可行性
- 核准或提供修改建議
- 簽署「主管承諾」
九、報表與儀表板
10.1 個人報表
| 報表 | 內容 |
|---|---|
| 四卡總覽 | 自己的四張卡片完整內容 |
| 歷史快照 | 各週期績效卡、成長卡歷史版本 |
| 能力雷達圖 | 各項能力等級視覺化 |
10.2 主管儀表板
| 報表 | 內容 |
|---|---|
| 部門人員清單 | 所有部屬四卡狀態 |
| 績效等級分佈 | A+/A/B+/B/C 分佈圓餅圖 |
| 待審批清單 | 等待您處理的項目 |
| 評核進度追蹤 | 部門評核完成率 |
10.3 查看績效分佈
- 點擊側邊欄「儀表板」
- 查看「績效等級分佈」圖表
- 虛線標示建議分佈比例（僅供參考，不強制）
建議分佈：
| 等級 | 建議比例 |
|---|---|
| A+ | ≤ 10% |
| A | 20-25% |
| B+ | 30-40% |
| B | 20-25% |
| C | ≤ 10% |
十、常見問題 FAQ
Q1：忘記密碼怎麼辦？
點擊登入頁面的「忘記密碼」，依指示重設密碼。或聯繫 IT 部門協助。
Q2：如何修改已送出的卡片？
- 待審批中：請聯繫主管退回後修改
- 已核准：需重新發起變更申請，經主管審批
Q3：KRA 權重加總不到 100% 怎麼辦？
系統會自動檢查，權重總和必須等於 100% 才能送出。請調整各項權重分配。
Q4：季度評核與年度評核有什麼不同？
| 項目 | 季度評核 | 年度評核 |
|---|---|---|
| 頻率 | Q1/Q2/Q3 各一次 | 年度一次 |
| 內容 | 僅目標進度追蹤 | 目標成果 + 行為能力 |
| 佔比 | 無 | 目標 70% + 行為 30% |
| 產出 | 快照歸檔 | 績效等級 + 成長卡 |
Q5：如何查看歷史績效紀錄？
點擊側邊欄「歷史快照」，可查看過去各週期的績效卡與成長卡。
Q6：主管沒有審批怎麼辦？
- 先透過系統發送提醒
- 若持續未處理，聯繫 HR 協助
Q7：績效等級是強制分佈嗎？
不是。系統顯示的是「建議分佈」，僅供主管參考，不強制執行。最終等級由主管依實際績效判定。
Q8：成長卡的 IDP 目標建議設幾個？
建議 3-4 個，避免目標過多導致資源分散、無法專注落實。
Q9：如何切換語言？
點擊頂部導航列的「繁中 | EN」按鈕即可切換。目前支援繁體中文與英文。
Q10：手機可以使用嗎？
可以。系統採用響應式設計，支援手機、平板、電腦等各種裝置。
Q11：Help Me AI 按鈕在哪裡？
在每個可填寫卡片的頁面右上角，您會看到一個紫色漸層的「✨ Help Me」按鈕。
Q12：Help Me AI 會修改我已經填寫的內容嗎？
不會。AI 只會填寫空白欄位，已經有內容的欄位不會被修改。您的原始輸入會完整保留。
Q13：Help Me AI 生成的內容可以直接使用嗎？
建議您務必檢視 AI 生成的內容，並根據實際情況調整。AI 可能使用示意數據或通用描述，請替換為您的實際資料。
Q14：可以多次使用 Help Me AI 嗎？
可以。每次點擊都會檢查當前空白欄位並填寫。如果您清空某個欄位後再點擊，AI 會重新生成該欄位的內容。
Q15：Help Me AI 如何知道該填什麼內容？
AI 會參考：
- 您已填寫的欄位內容
- 卡片類型與結構
- 職能字典定義
- 角色卡的 KRA/KPI 設定
十一、聯絡與支援
| 問題類型 | 聯絡方式 |
|---|---|
| 系統操作問題 | HR 部門 |
| 技術問題 | IT 服務台 |
| 績效評核相關 | 直屬主管 / HR BP |
文件結束
如有任何問題，歡迎隨時聯繫 HR 部門！