hr-performance-system/HR績效評核系統_功能規格書_v1.1.md

HR 績效評核系統 - 功能規格書

文件版本：v1.1 正式版
建立日期：2024年12月
文件狀態：需求確認完成

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一、系統概述

1.1 核心概念

本系統以「四卡循環」為核心架構，建立完整的績效管理生命週期：

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                        績效管理四卡循環                              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                     │
│   ┌──────────┐      ┌──────────┐      ┌──────────┐      ┌──────────┐│
│   │  角色卡  │ ───▶ │  能力卡  │ ───▶ │  績效卡  │ ───▶ │  成長卡  ││
│   │ Role Card│      │Competency│      │Performance│     │Growth Card││
│   └──────────┘      └──────────┘      └──────────┘      └──────────┘│
│        │                                                     │      │
│        └─────────────── 回饋循環 ◀───────────────────────────┘      │
│                                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

1.2 四卡定位與關聯

卡片	定位	回答的問題	主要產出
角色卡	崗位定義	我是誰？做什麼？	職責、KRA/KPI
能力卡	能力基準	需要什麼能力？	技能清單、熟練度要求
績效卡	週期評核	做得如何？	目標達成率、行為評分
成長卡	發展規劃	如何提升？	IDP計畫、追蹤紀錄

1.3 確認的系統配置

項目	確認選項	說明
角色卡管理模式	B 職位+人員模式	角色卡可為空白職位，也可綁定特定人員
能力卡類型	D 職能字典	建立公司級職能字典，初期從通用軟性能力開始
評核週期	C 季度+年度	季度輕量評核，年度完整評核
評分機制	B 自評+主管評	員工先自評，主管後評，成熟後擴展 360
等級分佈	B 建議分佈	系統提示理想分佈比例，但不強制
培訓整合	A 獨立運作	Phase 1 獨立，Phase 2 擴展課程推薦
四卡連動	B 單向連動	角色→能力→績效→成長，資料自動帶入
審批流程	B 單層審批	直屬主管審批
版本管理	C 週期保留	每個評核週期保留一個快照
報表功能	A+B 基礎+儀表板	個人四卡檢視 + 績效分佈儀表板
多語系	B 繁中+英文	支援繁體中文與英文切換
行動支援	B 響應式網頁	自適應桌面與行動裝置

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二、功能模組規格

2.1 角色卡模組 (Role Card)

2.1.1 功能說明

• 職位+人員模式：角色卡可為「職位範本」或「個人角色卡」
• 職位範本：定義標準職責，供新進人員認領
• 個人角色卡：綁定特定員工，可微調職責內容

2.1.2 資料欄位

區塊	欄位	類型	必填	說明
基本資訊	角色卡類型	選單	✓	職位範本/個人角色卡
	部門名稱	選單	✓	連動組織架構
	角色名稱	文字	✓	職位/角色標準名稱
	職級	選單	✓	職等級別
	綁定人員	選單		個人角色卡時必填
角色使命	使命描述	長文字	✓	一句話說明崗位核心價值
核心職責	職責清單	多筆文字	✓	4-8項，動詞開頭
組織關聯	匯報對象	選單	✓	連動人員資料
	督導對象	多選		直接管理的人員/角色
	內部協作夥伴	多選		跨部門協作對象
	外部接口	文字		對外聯繫窗口
KRA/KPI	KRA	文字	✓	關鍵成果領域（3-6項）
	KPI 指標	文字	✓	關鍵績效指標名稱
	衡量方式	文字	✓	計算公式/判斷標準
	目標值	文字	✓	達標基準值
	權重	數字	✓	佔比 %，總和須為 100%

2.1.3 業務規則

1. 職位範本可被多人認領，系統自動建立個人角色卡副本
2. 個人角色卡修改不影響原職位範本
3. KRA 權重總和必須等於 100%
4. 角色卡變更需主管審批後生效

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2.2 能力卡模組 (Competency Card)

2.2.1 功能說明

• 職能字典架構：建立公司級職能字典，各角色選用適用項目
• 初期先建立通用管理職能（軟性能力）
• 各部門可擴充專業技能（硬性能力）

2.2.2 職能字典結構

職能字典
├── 通用職能 (Core Competencies)
│   ├── 溝通協調
│   ├── 團隊合作
│   ├── 問題解決
│   ├── 執行力
│   └── 學習成長
├── 管理職能 (Management Competencies)
│   ├── 策略思維
│   ├── 團隊領導
│   ├── 橫向整合力
│   ├── 決策判斷
│   └── 人才培育
└── 專業職能 (Professional Competencies)
    ├── [依部門/職類定義]
    └── ...

2.2.3 資料欄位

區塊	欄位	類型	必填	說明
基本資訊	連動角色卡	關聯	✓	自動帶入角色資訊
硬性能力	技能/證照名稱	文字	✓	專業技能或認證項目
	技能類別	選單	✓	專業知識/工具使用/證照資質
	是否必備	開關	✓	必須具備或加分項
	要求熟練度	選單	✓	1-5 級
	說明	文字		具體應用情境
軟性能力	職能項目	選單	✓	從職能字典選取
	職能定義	文字	自動	系統帶入
	要求等級	選單	✓	L1-L5
	行為指標	文字	自動	系統依等級帶入

2.2.4 熟練度/等級定義

等級	硬性能力定義	軟性能力定義
L1	了解概念，需指導操作	初學新手：需指導才能展現
L2	基礎應用，可完成標準任務	基礎應用：在簡單情境中展現
L3	獨立操作，處理一般問題	獨立勝任：穩定展現於日常工作
L4	精通深化，可指導初學者	精通深化：在複雜情境中展現
L5	專家創新，可培訓/優化流程	專家引領：可指導他人並創新

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2.3 績效卡模組 (Performance Card)

2.3.1 功能說明

• 評核週期：季度輕量評核 + 年度完整評核
• 評分機制：員工自評 → 主管評核 → 績效面談
• 等級分佈：系統顯示建議分佈比例，不強制執行

2.3.2 評核週期設計

週期	類型	內容	時間點
Q1	季度輕量	目標追蹤、簡要回饋	4月
Q2	季度輕量	目標追蹤、簡要回饋	7月
Q3	季度輕量	目標追蹤、簡要回饋	10月
Q4	年度完整	完整目標+行為評估	1月

2.3.3 資料欄位

區塊	欄位	類型	說明
基本資訊	評核週期	選單	季度/年度
	考核年度	選單	連動年度設定
	考核期間	日期	起迄日期
	被評核人	關聯	連動角色卡
	填寫日期	日期	系統自動記錄
目標與成果	KRA	關聯	連動角色卡 KRA
	權重	數字	連動角色卡權重
	具體產出	長文字	實際完成事項描述
	自評完成度	百分比	員工自評
	自評說明	文字	自評依據
	主管評完成度	百分比	主管確認
	主管評說明	文字	主管回饋
	共識完成度	百分比	面談後確認
行為能力評估	職能項目	關聯	連動能力卡
	職能定義	文字	系統帶入
	自評等級	選單	L1-L5
	自評舉例	長文字	SBI 格式
	主管評等級	選單	L1-L5
	主管評舉例	長文字	SBI 格式
績效自評	自述	長文字	員工整體自我評價
主管建議	回饋	長文字	給受評人建議
綜合評價	目標得分	計算	加權平均
	行為得分	計算	平均等級轉換
	目標佔比	設定	預設 70%
	行為佔比	設定	預設 30%
	總分	計算	加權總分
	考核等級	選單	A+/A/B+/B/C

2.3.4 建議等級分佈

等級	定義	建議比例
A+	卓越超群	≤ 10%
A	優秀達標	20-25%
B+	良好穩定	30-40%
B	合格待進	20-25%
C	需要改善	≤ 10%

2.3.5 評核原則（系統呈現）

1. 證據導向 (Evidence-Based)：所有評核須有量化數據或行為事例佐證
2. 雙向對話 (Two-Way Dialogue)：先員工自評 → 主管評核 → 績效面談共識
3. 發展導向 (Development Oriented)：績效卡輸出是能力卡的輸入，非僅為評分
4. 持續記錄 (Continuous Process)：全週期持續記錄，非期末才填寫
5. SBI 格式：情境(Situation)-行為(Behavior)-影響(Impact) 的具體描述

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2.4 成長卡模組 (Growth Card)

2.4.1 功能說明

• 承接績效卡輸出，自動帶入優勢項與待發展領域
• 制定個人發展計畫 (IDP)，採 SMART 原則
• Phase 1 獨立運作，Phase 2 連結培訓系統

2.4.2 資料欄位

區塊	欄位	類型	說明
基本資訊	連動績效卡	關聯	自動帶入
	成長週期	日期	IDP 適用期間
	主管	關聯	輔導主管
發展焦點	優勢項	多選	連動績效卡高分項
	待發展領域	多選	連動績效卡待改善項
	職業志向	文字	員工職涯期望
IDP 計畫	發展目標	文字	SMART 原則
	對應能力	選單	連動能力卡項目
	具體行動	多筆文字	做什麼
	資源與支持	文字	需要什麼協助
	時間線	日期	預計完成時間
	成果證據	文字	如何證明達成
支持與承諾	員工承諾	簽核	員工簽署+日期
	主管承諾	簽核	主管簽署+日期
	檢視節奏	選單	月檢視/季回顧
追蹤紀錄	日期	日期	檢視日期
	進度更新	長文字	實際進展描述
	調整事項	文字	計畫調整內容
	簽名確認	簽核	雙方確認
其他建議	建議內容	長文字	對部門/公司建議

2.4.3 IDP 目標建議數量

• 每位員工建議聚焦 3-4 個發展目標
• 避免資源分散，確保專注與落地

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三、流程設計

3.1 年度主流程

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                           年度績效管理流程                                   │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                             │
│  12月-1月           Q1-Q3              Q4 年末              次年 1月        │
│    │                  │                  │                    │            │
│    ▼                  ▼                  ▼                    ▼            │
│ ┌──────┐          ┌──────┐          ┌──────┐          ┌──────┐           │
│ │角色卡│──確認──▶│績效卡│──季度──▶│績效卡│──產出──▶│成長卡│           │
│ │能力卡│ 年度目標 │季度版│ 輕量追蹤 │年度版│ 完整評核 │ IDP  │           │
│ └──────┘          └──────┘          └──────┘          └──────┘           │
│                                                                             │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

3.2 單向連動資料流

角色卡                能力卡                績效卡                成長卡
┌────────────┐       ┌────────────┐       ┌────────────┐       ┌────────────┐
│ • 部門/職級 │       │ • 基本資訊  │       │ • 基本資訊  │       │ • 基本資訊  │
│ • 角色/人員 │──────▶│ • 硬性能力  │──────▶│ • KRA 清單  │──────▶│ • 優勢項   │
│ • KRA/KPI  │       │ • 軟性能力  │       │ • 職能項目  │       │ • 待發展   │
│ • 權重     │       │ • 要求等級  │       │ • 評核結果  │       │ • IDP 計畫 │
└────────────┘       └────────────┘       └────────────┘       └────────────┘
     │                    │                    │                    │
     │                    │                    │                    │
     └────────────────────┴────────────────────┴────────────────────┘
                           基本資訊自動帶入連動

3.3 審批流程

採用單層審批，直屬主管審批即可：

┌─────────┐      ┌─────────┐      ┌─────────┐
│  員工   │─────▶│ 直屬主管 │─────▶│  生效   │
│  填寫   │ 送審 │  審批    │ 核准 │  歸檔   │
└─────────┘      └─────────┘      └─────────┘
                       │
                       │ 退回
                       ▼
                 ┌─────────┐
                 │  員工   │
                 │  修改   │
                 └─────────┘

3.4 版本管理

採用週期保留快照策略：

事件	動作	保留內容
季度評核完成	建立快照	該季績效卡完整內容
年度評核完成	建立快照	年度績效卡 + 成長卡
角色卡變更	建立快照	變更前後版本比對

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四、報表功能規格

4.1 基礎報表

報表名稱	說明	使用者
個人四卡總覽	員工檢視自己的四卡完整資訊	全員
部門人員清單	部門內所有人員四卡狀態	主管
待審批清單	等待審批的卡片列表	主管
評核進度追蹤	各週期評核完成率	HR/主管

4.2 儀表板

儀表板名稱	圖表類型	說明
績效等級分佈	圓餅圖/長條圖	顯示 A+/A/B+/B/C 分佈
部門績效比較	長條圖	跨部門績效平均比較
能力缺口分析	雷達圖	能力要求 vs 實際評估差距
目標達成率	儀表板	KRA 整體達成百分比
評核完成進度	進度條	各階段完成率

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五、系統設定

5.1 基礎設定

設定項目	說明	預設值
目標佔比	目標成果在總分的權重	70%
行為佔比	行為能力在總分的權重	30%
等級分界	A+/A/B+/B/C 的分數區間	可調整
評核週期	季度/年度時間設定	依公司日曆
語系設定	預設語言	繁體中文

5.2 權限設定

角色	角色卡	能力卡	績效卡	成長卡	報表
員工	檢視(自己)	檢視(自己)	自評+檢視	填寫+檢視	個人
主管	檢視(部屬)	檢視(部屬)	評核+審批	審批+追蹤	部門
HR	全部	全部	全部	全部	全部
管理員	全部+設定	全部+字典	全部+設定	全部	全部

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六、多語系支援

6.1 支援語言

• 繁體中文 (zh-TW) - 預設
• 英文 (en-US)

6.2 翻譯範圍

項目	說明
系統介面	選單、按鈕、標籤、提示訊息
固定欄位	欄位名稱、選項值
職能字典	職能名稱、定義、行為指標
報表標題	報表名稱、圖表標籤

6.3 使用者資料

使用者填寫的內容（如：具體產出、自評說明）不做自動翻譯，保持原始語言。

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七、響應式設計規格

7.1 斷點設計

裝置類型	寬度範圍	佈局調整
Desktop	≥ 1280px	三欄：側邊欄 + 主內容 + 輔助面板
Tablet	768-1279px	雙欄：可收合側邊欄 + 主內容
Mobile	< 768px	單欄：底部導航 + 主內容

7.2 行動版優化

元件	桌面版	行動版
四卡進度條	水平展開	可橫向捲動
Tab 切換	水平標籤	下拉選單
表格	完整顯示	卡片式呈現
按鈕組	水平排列	垂直堆疊

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八、開發階段規劃

Phase 1 - MVP (8-10 週)

週次	交付項目
W1-2	資料庫設計、API 架構、基礎 UI 框架
W3-4	角色卡模組完整功能
W5-6	能力卡模組 + 職能字典基礎版
W7-8	績效卡模組（年度版）
W9-10	成長卡模組 + 審批流程 + 基礎報表

Phase 2 - 擴展 (4-6 週)

週次	交付項目
W11-12	季度評核流程 + 儀表板報表
W13-14	多語系支援 + 響應式優化
W15-16	培訓系統整合（課程推薦）

Phase 3 - 進階 (規劃中)

• 360 度評估擴展
• AI 分析與建議
• 與 HR 系統整合

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十、Help Me AI 智能填寫功能

10.1 功能概述

項目	說明
功能名稱	Help Me - AI 智能填寫
功能定位	輔助使用者快速完成表單填寫
觸發方式	點擊頁面右上角「✨ Help Me」按鈕
適用範圍	所有可填寫欄位的卡片頁面

10.2 運作邏輯

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     Help Me AI 運作流程                              │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│                                                                     │
│   使用者點擊 Help Me                                                │
│         │                                                           │
│         ▼                                                           │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  Step 1: 掃描頁面所有可填寫欄位                              │   │
│   └─────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│         │                                                           │
│         ▼                                                           │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  Step 2: 判斷欄位狀態                                        │   │
│   │  ├── 已有內容 → 跳過（不修改）                              │   │
│   │  └── 空白欄位 → 標記為待填寫                                │   │
│   └─────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│         │                                                           │
│         ▼                                                           │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  Step 3: 收集上下文資訊                                      │   │
│   │  ├── 已填寫欄位內容                                         │   │
│   │  ├── 卡片類型與結構                                         │   │
│   │  ├── 連動資料（角色卡→能力卡→績效卡）                       │   │
│   │  └── 職能字典定義                                           │   │
│   └─────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│         │                                                           │
│         ▼                                                           │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  Step 4: AI 生成建議內容                                     │   │
│   └─────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│         │                                                           │
│         ▼                                                           │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  Step 5: 填入空白欄位並標示 AI 填寫                          │   │
│   └─────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│         │                                                           │
│         ▼                                                           │
│   ┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐   │
│   │  Step 6: 顯示完成通知（已填寫 X 個欄位）                     │   │
│   └─────────────────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                                     │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

10.3 支援的欄位類型

欄位類型	支援	AI 生成方式
文字輸入 (input)	✓	依據上下文生成文字
多行文字 (textarea)	✓	依據上下文生成段落
滑桿/百分比 (slider)	✓	依據相關描述推測數值
等級選擇 (level)	✓	依據 SBI 描述推測等級
下拉選單 (select)	✓	依據上下文選擇選項
日期選擇	✗	不自動填寫
簽核欄位	✗	不自動填寫

10.4 各卡片 AI 填寫邏輯

角色卡

欄位	AI 參考來源	生成邏輯
角色使命	角色名稱、部門	生成標準使命描述
核心職責	角色名稱、職級	依職位特性生成職責清單
KRA 描述	職責清單	依職責推導關鍵成果
KPI 指標	KRA 描述	依 KRA 生成可衡量指標

能力卡

欄位	AI 參考來源	生成邏輯
技能說明	技能名稱	生成應用情境描述
熟練度建議	職級、角色	依職級建議適當熟練度

績效卡

欄位	AI 參考來源	生成邏輯
具體產出	KRA 名稱、目標值	生成成果描述範例
自評說明	具體產出、完成度	生成自評依據說明
SBI 情境	職能名稱、工作內容	生成情境描述
SBI 行為	職能定義	生成行為描述
SBI 影響	行為描述	生成影響結果
自評等級	SBI 完整度	依 SBI 內容推測等級
績效自評	所有 KRA 成果	整合生成自我評價

成長卡

欄位	AI 參考來源	生成邏輯
發展目標	待發展領域	生成 SMART 目標
具體行動	發展目標	生成行動步驟清單
資源與支持	行動內容	建議所需資源
成果證據	發展目標	建議驗收標準

10.5 UI 元件規格

Help Me 按鈕

/* 按鈕樣式 */
.help-me-btn {
    background: linear-gradient(135deg, #8b5cf6, #ec4899);
    color: white;
    padding: 12px 24px;
    border-radius: 12px;
    font-weight: 600;
    box-shadow: 0 4px 15px rgba(139, 92, 246, 0.4);
}

/* 懸停效果 */
.help-me-btn:hover {
    transform: translateY(-2px);
    box-shadow: 0 6px 20px rgba(139, 92, 246, 0.5);
}

/* 載入中狀態 */
.help-me-btn.loading {
    opacity: 0.8;
    pointer-events: none;
}

AI 填寫標示

/* AI 填寫的欄位樣式 */
.form-input.ai-filled,
.form-textarea.ai-filled {
    border-color: #8b5cf6;
    background: linear-gradient(135deg, 
        rgba(139, 92, 246, 0.05), 
        rgba(236, 72, 153, 0.05));
    animation: ai-glow 2s ease-out;
}

/* 發光動畫 */
@keyframes ai-glow {
    0% { box-shadow: 0 0 0 0 rgba(139, 92, 246, 0.4); }
    70% { box-shadow: 0 0 0 10px rgba(139, 92, 246, 0); }
    100% { box-shadow: 0 0 0 0 rgba(139, 92, 246, 0); }
}

完成通知 Toast

/* Toast 通知樣式 */
.ai-toast {
    position: fixed;
    bottom: 2rem;
    left: 50%;
    transform: translateX(-50%);
    background: #0f172a;
    color: white;
    padding: 1rem 1.5rem;
    border-radius: 12px;
    display: flex;
    align-items: center;
    gap: 0.75rem;
}

10.6 API 規格（後端整合）

請求

POST /api/ai/help-me-fill

{
    "cardType": "performance",
    "cardId": "PF-2024-001",
    "filledFields": {
        "kra1_title": "產品上市時程",
        "kra1_weight": 40,
        "kra1_output": "Q1 完成 MVP..."
    },
    "emptyFields": [
        "kra2_output",
        "kra2_self_note",
        "comp1_sbi_s",
        "comp1_sbi_b",
        "comp1_sbi_i"
    ],
    "context": {
        "roleCard": { ... },
        "competencyCard": { ... }
    }
}

回應

{
    "success": true,
    "filledCount": 5,
    "suggestions": {
        "kra2_output": "NPS 從 32 分提升至 48 分...",
        "kra2_self_note": "超額達成目標...",
        "comp1_sbi_s": "Q2 產品發布專案中...",
        "comp1_sbi_b": "主動建立每週同步會議...",
        "comp1_sbi_i": "專案準時上線..."
    }
}

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十一、附錄

A. 名詞定義

名詞	英文	定義
KRA	Key Result Area	關鍵成果領域，角色需達成的核心成果面向
KPI	Key Performance Indicator	關鍵績效指標，衡量 KRA 達成程度的量化指標
IDP	Individual Development Plan	個人發展計畫
SBI	Situation-Behavior-Impact	情境-行為-影響，行為描述格式
SMART	Specific-Measurable-Achievable-Relevant-Time-bound	目標設定原則

B. 文件版本歷史

版本	日期	說明
v1.0	2024/12	初版草稿，提出 12 道選擇題
v1.1	2024/12	確認選項，正式功能規格

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文件結束