4TH

USER_MANUAL.md

@@ -18,10 +18,12 @@
 
 暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。
 
-### 🚀 V3 版本新特色
+### 🚀 V3.2 版本新特色
 
 - **LDAP/AD 整合**：使用企業Active Directory帳號登入
-- **智慧通知系統**：動態收件人選擇與自動提醒
+- **智慧郵件記憶**：自動記憶並帶出之前使用的通知對象
+- **彈性郵件編輯**：可編輯通知名單並更新記錄
+- **多種SMTP支援**：支援Port 25無認證及其他認證方式
 - **自動排程提醒**：系統主動發送到期提醒郵件
 - **增強的編輯體驗**：ONLYOFFICE文件協作編輯
 
@@ -31,7 +33,7 @@
 
 ### 2.1 LDAP 登入
 
-🆕 **V3 新功能**：系統現在使用企業 Active Directory 進行單一登入。
+系統使用企業 Active Directory 進行單一登入。
 
 **🚨 重要登入規範**：
 
@@ -48,152 +50,164 @@
 
 > **注意**：
 > - 首次登入的用戶預設為 `Viewer` 權限
-> - 如需提升權限請聯繫系統管理員
+> - 需要聯繫系統管理員提升權限
 
-### 2.2 主畫面功能
+### 2.2 主畫面導覽
 
-登入後進入暫時規範總表，包含以下區域：
+登入後會看到暫時規範列表，包含：
 
-- **🔍 搜尋與篩選區**：根據編號、主題或狀態快速查找
-- **📊 狀態統計**：顯示各狀態規範的數量概覽
-- **📋 規範列表**：詳細顯示所有規範資訊
-- **⚡ 快速操作**：根據權限和規範狀態提供操作按鈕
-
-### 2.3 狀態指示說明
-
-| 狀態 | 圖示 | 說明 |
-|------|------|------|
-| 待生效 | 🟡 | 草稿完成，待管理員啟用 |
-| 已生效 | 🟢 | 正在生效中的規範 |
-| 已過期 | 🔴 | 已自動過期的規範 |
-| 已終止 | ⚫ | 提早終止的規範 |
+- **規範編號**：系統自動產生（PE+民國年+月份+序號）
+- **主題**：規範標題
+- **申請人**：規範申請者
+- **狀態**：pending_approval（待生效）/active（已生效）/expired（已過期）/terminated（已終止）
+- **時間範圍**：生效日期至結束日期
+- **操作按鈕**：依權限顯示不同功能
 
 ---
 
 ## 3. 核心操作流程
 
-### 3.1 完整工作流程
+### 3.1 建立新規範（Editor/Admin 權限）
 
-```mermaid
-graph TD
-    A[Editor建立草稿] --> B[ONLYOFFICE線上編輯]
-    B --> C[下載Word文件]
-    C --> D[線下簽核流程]
-    D --> E[Admin上傳PDF啟用]
-    E --> F[🆕選擇通知對象]
-    F --> G[規範正式生效]
-    G --> H[🆕自動到期提醒]
-```
+1. 點擊「**新增規範**」按鈕
+2. 填寫規範資訊：
+   - **主題**：規範標題
+   - **申請人**：申請者姓名
+   - **申請人電話**：聯絡電話
+   - **相關資訊**：包裝、批號、設備類型等
 
-### 3.2 建立新的暫時規範 (Editor / Admin)
+3. **選擇適用站別**：
+   - Probing、Dicing、Die bond、Wire bond 等
+   - 可多選
 
-1. **建立草稿**
-   - 點擊 **[+ 暫時規範建立]** 按鈕
-   - 填寫基本資料：主題、申請人、站別等
-   - 選擇適用的 TCCS 等級和 4M 類別
-   - 點擊 **[建立並開始編輯]**
+4. **TCCS等級選擇**：
+   - L1-L4 四個等級
+   - 單選
 
-2. **線上編輯**
-   - 系統自動開啟 ONLYOFFICE 編輯器
-   - 文件已預填初始資料
-   - 支援多人協作編輯
-   - 所有變更自動儲存
+5. **4M選擇**：
+   - Man、Machine、Material、Method、Environment
+   - 單選
 
-3. **完成草稿**
-   - 編輯完成後可直接關閉編輯器
-   - 或點擊 **[完成編輯]** 返回總表
+6. 點擊「**建立**」完成草稿建立
 
-### 3.3 啟用暫時規範 (僅限 Admin)
+### 3.2 編輯規範內容（Editor/Admin 權限）
 
-🆕 **新增智慧通知功能**
+**🆕 ONLYOFFICE 線上編輯**：
 
-1. **開始啟用流程**
-   - 找到狀態為「待生效」的規範
-   - 點擊 **啟用圖示 (✅)**
+1. 在規範列表點擊「**編輯**」按鈕
+2. 系統開啟 ONLYOFFICE 編輯器
+3. 進行文件編輯、格式調整
+4. 使用 **Ctrl+S** 定期儲存
+5. 編輯完成後關閉編輯器視窗
 
-2. **上傳簽核文件**
-   - 上傳已簽核完成的 PDF 檔案
-   - 系統自動驗證檔案格式
+**編輯器功能**：
+- 全功能 Word 文件編輯
+- 即時自動儲存
+- 支援圖片、表格插入
+- 格式化工具列
 
-3. **🆕 選擇通知對象**
-   - 在「郵件通知對象」欄位輸入姓名或Email
-   - 系統即時搜尋 LDAP 用戶
-   - 支援多人選擇
-   - 可選擇不發送通知
+### 3.3 啟用規範（Admin 權限）
 
-4. **確認啟用**
-   - 點擊 **[上傳並啟用]**
-   - 系統發送啟用通知郵件
-   - 規範狀態變更為「已生效」
+將規範從「待生效」變更為「已生效」狀態：
 
-### 3.4 展延暫時規範 (Editor / Admin)
+1. 點擊「**啟用**」按鈕
+2. **上傳已簽核檔案**：選擇已簽核的PDF檔案
+3. **設定通知對象**：
+   - 在搜尋框輸入姓名或Email（至少2個字元）
+   - 從下拉清單選擇收件者
+   - 支援AD群組搜尋（格式：`group:群組名稱`）
+   - 可選擇多位收件者
 
-🆕 **新增智慧通知功能**
+4. 點擊「**確認啟用**」
+5. 系統自動：
+   - 更新規範狀態
+   - **記憶通知對象**供後續使用
+   - 發送啟用通知郵件
 
-1. **開始展延**
-   - 點擊 **展延圖示 (📅+)**
-   - 選擇新的結束日期
+### 3.4 展延規範（Editor/Admin 權限）
 
-2. **上傳佐證文件**
-   - 必須上傳新的佐證文件 (PDF格式)
+延長已生效規範的結束日期：
 
-3. **🆕 通知對象選擇**
-   - 選擇需要通知的相關人員
-   - 使用動態搜尋功能選擇收件人
+1. 點擊「**展延**」按鈕
+2. **設定新結束日期**：選擇展延後的日期
+3. **上傳佐證檔案**：提供展延理由相關文件（PDF格式）
+4. **🆕 智慧通知設定**：
+   - 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
+   - 可直接使用或進行編輯
+   - 修改後的名單會更新到系統記錄中
 
-4. **確認展延**
-   - 點擊 **[確認展延]**
-   - 系統發送展延通知郵件
+5. 點擊「**確認展延**」
+6. 系統自動發送展延通知郵件
 
-### 3.5 終止暫時規範 (Editor / Admin)
+### 3.5 終止規範（Editor/Admin 權限）
 
-🆕 **新增智慧通知功能**
+提早結束規範：
 
-1. **開始終止**
-   - 點擊 **終止圖示 (❌)**
-   - 填寫提早結束原因
+1. 點擊「**終止**」按鈕
+2. **填寫終止原因**：說明提早結束的理由
+3. **🆕 智慧通知設定**：
+   - 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
+   - 顯示提示「以下為生效時設定的通知對象」
+   - 可直接使用或進行編輯
 
-2. **🆕 通知設定**
-   - 選擇需要通知終止訊息的人員
-
-3. **確認終止**
-   - 點擊 **[確認終止]**
-   - 系統發送終止通知郵件
-   - 規範狀態變為「已終止」
+4. 點擊「**確認終止**」
+5. 系統自動：
+   - 更新結束日期為今日
+   - 發送終止通知郵件
 
 ---
 
 ## 4. 智慧通知系統
 
-🆕 **V3 全新功能**
+### 4.1 🆕 郵件記憶功能
 
-### 4.1 動態收件人選擇
+**V3.2 新增功能**：系統現在具備智慧郵件管理能力
 
-所有主要操作（啟用、展延、終止）都支援智慧通知：
+**運作機制**：
+1. **規範啟用時**：輸入通知郵件對象，系統自動記憶
+2. **規範終止時**：自動帶出啟用時的郵件清單，可編輯後發送  
+3. **規範展延時**：自動帶出郵件清單，修改後會更新記錄
 
-- **即時搜尋**：輸入姓名或Email即時搜尋AD用戶
-- **多人選擇**：支援選擇多位收件人
-- **自動完成**：顯示完整姓名和Email資訊
-- **移除功能**：可隨時移除已選擇的收件人
+**操作說明**：
+- 系統會顯示「以下為生效時設定的通知對象」提示
+- 可以直接使用預設的郵件清單
+- 也可以修改郵件清單後再發送
+- 展延時修改的名單會成為新的預設通知對象
 
-### 4.2 通知郵件內容
+### 4.2 動態收件人選擇
 
-系統會根據操作類型自動發送相應的通知郵件：
+**搜尋功能**：
+- 輸入至少 **2個字元** 開始搜尋
+- 支援姓名或Email模糊搜尋
+- 即時顯示搜尋結果
 
-- **啟用通知**：包含規範編號、主題、生效/結束日期
-- **展延通知**：包含新的結束日期和展延原因
-- **終止通知**：包含終止原因和終止日期
+**選擇方式**：
+- **個人用戶**：直接選擇用戶
+- **AD群組**：輸入 `group:群組名稱` 選擇整個群組
+- **多重選擇**：可同時選擇多位收件者
 
-### 4.3 🆕 自動到期提醒
+**群組搜尋**：
+- 格式：`group:TempSpec_Admins`
+- 系統會自動展開群組成員
+- 發送時會寄給所有群組成員
 
-系統每天自動檢查即將到期的規範：
+### 4.3 通知類型
 
-- **7天前提醒**：首次到期預警
-- **3天前提醒**：最終到期提醒
-- **自動發送**：無需人工干預
-- **群組通知**：發送給預設管理群組
+**手動通知**（操作觸發）：
+- 規範啟用通知
+- 規範展延通知  
+- 規範終止通知
 
-> **管理員設定**：可在 `tasks.py` 中修改提醒天數和收件人群組
+**🆕 自動提醒**（系統排程）：
+- **7天到期提醒**：在規範到期前7天自動發送
+- **3天到期提醒**：在規範到期前3天自動發送
+- **發送時間**：每天凌晨2:00檢查並發送
+
+**郵件內容**：
+- HTML格式美化顯示
+- 包含規範編號、標題、申請人
+- 明確標示生效/結束日期
+- 提供系統連結
 
 ---
 
@@ -230,12 +244,12 @@ graph TD
 - 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
 - 詳細說明
 
-### 5.4 🆕 即將到期警示
+### 5.4 即將到期警示
 
 在規範列表中會特別標示即將到期的規範：
 
 - **🟡 橙色標示**：7天內到期
-- **🔴 紅色標示**：3天內到期
+- **🔴 紅色標示**：3天內到期  
 - **閃爍動畫**：今日到期
 
 ---
@@ -250,17 +264,24 @@ graph TD
 | **Editor** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
 | **Admin** | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
 
-### 6.2 🆕 LDAP 權限管理
+### 6.2 權限說明
 
-- **自動用戶創建**：AD用戶首次登入自動建立帳號
-- **預設權限**：新用戶預設為 `Viewer` 權限
-- **權限提升**：需要管理員手動調整資料庫或修改程式碼
+**Viewer（檢視者）**：
+- 檢視所有規範內容
+- 下載PDF檔案
+- 檢視歷史紀錄
 
-**管理員手動提升權限**：
-```sql
--- 使用完整UPN格式帳號
-UPDATE ts_user SET role='admin' WHERE username='user@domain.com';
-```
+**Editor（編輯者）**：
+- 建立新規範草稿
+- 編輯規範內容
+- 展延和終止規範
+- 下載Word和PDF檔案
+
+**Admin（管理員）**：
+- 所有Editor權限
+- 啟用規範（上傳簽核檔案）
+- 刪除規範
+- 系統管理功能
 
 ---
 
@@ -268,40 +289,39 @@ UPDATE ts_user SET role='admin' WHERE username='user@domain.com';
 
 ### 7.1 登入相關
 
-**Q: 無法使用AD帳號登入？**
-A: 請確認：
-1. **必須使用完整UPN格式**：例如 user@domain.com（不支援縮略帳號如 user）
-2. 密碼正確
-3. 帳號未被鎖定
-4. 聯繫IT部門確認LDAP連線狀態
+**Q: 忘記帳號格式？**
+A: 必須使用完整的 `user@domain.com` 格式，不能只輸入 `user`
 
-**Q: 忘記密碼怎麼辦？**
-A: 系統使用AD驗證，請透過企業標準流程重設AD密碼。
+**Q: 無法登入？**
+A: 請確認：
+1. 帳號格式正確（包含@domain.com）
+2. 密碼正確
+3. AD帳號未被鎖定
+4. 網路連線正常
 
 ### 7.2 權限相關
 
-**Q: 為什麼我看不到建立規範按鈕？**
-A: 您的權限可能為 `Viewer`，請聯繫管理員提升權限至 `Editor`。
+**Q: 無法建立規範？**
+A: 請確認您的權限等級，Viewer無法建立規範，需要Editor以上權限。
 
-**Q: 為什麼我無法啟用規範？**
-A: 啟用功能僅限 `Admin` 權限，請聯繫系統管理員操作。
+**Q: 無法啟用規範？**
+A: 啟用功能需要Admin權限，請聯繫系統管理員。
 
-### 7.3 編輯器相關
+### 7.3 編輯相關
 
 **Q: ONLYOFFICE編輯器無法載入？**
-A: 請檢查：
-1. 瀏覽器是否允許彈出視窗
-2. 網路連線是否正常
-3. 是否安裝最新版瀏覽器
-4. 聯繫IT確認Document Server狀態
+A: 請確認：
+1. 瀏覽器支援（建議Chrome/Edge）
+2. 網路連線穩定
+3. 彈出視窗未被阻擋
 
 **Q: 編輯內容未儲存？**
-A: ONLYOFFICE有自動儲存功能，但請確認：
+A: 建議：
 1. 編輯期間保持網路連線
 2. 避免同時多人編輯同一文件
 3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)
 
-### 7.4 🆕 通知相關
+### 7.4 通知相關
 
 **Q: 搜尋不到AD用戶？**
 A: 請確認：
@@ -314,11 +334,16 @@ A: 請檢查：
 1. Email地址是否正確
 2. 垃圾郵件資料夾
 3. 公司郵件伺服器設定
-4. 聯繫IT確認SMTP設定
 
 **Q: 自動提醒郵件何時發送？**
 A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。
 
+**🆕 Q: 郵件通知對象會自動記憶嗎？**
+A: 是的，系統會記憶啟用時設定的通知對象：
+- 終止規範時會自動帶出之前的郵件清單
+- 展延規範時也會自動帶出，修改後會更新記錄
+- 您可以直接使用或編輯後再發送
+
 ### 7.5 檔案相關
 
 **Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？**
@@ -342,23 +367,27 @@ A: 可能原因：
 
 ---
 
-## 🆘 技術支援
-
-如遇到本手冊未涵蓋的問題，請透過以下方式聯繫：
-
-- **📧 系統管理員**: [admin@company.com](mailto:admin@company.com)
-- **📞 IT支援專線**: 分機 2345
-- **💬 企業即時通**: #temp-spec-support
-
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-
 ## 📝 版本資訊
 
-- **文件版本**: V3.0.0
-- **最後更新**: 2024年1月
-- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V3
+- **文件版本**: V3.2.0
+- **最後更新**: 2025年1月
+- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V3.2
+
+### 版本更新記錄
+
+**V3.2.0**：
+- 新增郵件通知記憶功能
+- 支援Port 25無認證SMTP
+- 優化郵件管理邏輯
+- 更新操作說明
+
+**V3.1.0**：
+- 新增LDAP/AD整合認證
+- 整合ONLYOFFICE線上編輯器
+- 實作智慧通知系統
+- 新增自動排程提醒功能
 
 ---
 
 **感謝您使用暫時規範管理系統 V3！**
-希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。如有任何建議或回饋，歡迎與我們聯繫。
+希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。