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MAIL_OPTIMIZATION_GUIDE.md

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+# 郵件通知功能優化說明
+
+## 更新日期：2025-01-28
+
+## 一、優化內容概述
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+本次優化主要改善了郵件通知的管理邏輯，實現了郵件通知對象的自動記憶和帶出功能，讓系統更符合實際使用需求。
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+## 二、主要變更
+
+### 1. 資料庫結構調整
+- 在 `ts_temp_spec` 表新增 `notification_emails` 欄位
+- 用於儲存規範生效時設定的郵件通知對象清單
+- 郵件地址以分號 (;) 分隔儲存
+
+### 2. 功能邏輯改進
+
+#### 規範生效時（Activate）
+- 使用者輸入郵件通知對象
+- 系統自動儲存郵件清單到資料庫
+- 發送生效通知郵件
+
+#### 規範停止時（Terminate）
+- 系統自動從資料庫讀取之前儲存的郵件清單
+- 在介面上預先填入這些郵件地址
+- 顯示提示訊息告知使用者這是生效時使用的通知對象
+- 使用者可以：
+  - 直接使用預設的郵件清單
+  - 修改郵件清單後再發送
+  - 清空並重新選擇收件者
+
+#### 規範展延時（Extend）
+- 系統自動從資料庫讀取之前儲存的郵件清單
+- 在介面上預先填入這些郵件地址
+- 顯示提示訊息說明可以編輯郵件清單
+- 若使用者修改了郵件清單，系統會更新資料庫中的記錄
+- 確保後續的通知都會發送給更新後的收件者
+
+## 三、實施步驟
+
+### 1. 執行資料庫遷移
+```bash
+python migrate_add_email_column.py
+```
+
+此腳本會：
+- 檢查 `notification_emails` 欄位是否已存在
+- 如果不存在，自動新增該欄位
+- 驗證欄位是否成功新增
+
+### 2. 重啟應用程式
+完成資料庫遷移後，重啟 Flask 應用程式以載入新的功能。
+
+## 四、使用說明
+
+### 對於管理員
+1. **首次生效**：在啟用規範時，輸入所有需要通知的郵件地址
+2. **後續操作**：系統會自動記憶這些地址，無需重複輸入
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+### 對於編輯者
+1. **終止規範**：可以看到並使用之前設定的通知對象
+2. **展延規範**：
+   - 可以保留原有的通知對象
+   - 也可以根據需要調整通知名單
+   - 修改後的名單會被儲存供下次使用
+
+## 五、優點
+
+1. **減少重複輸入**：不需要每次都重新輸入相同的郵件地址
+2. **保持一致性**：確保同一規範的相關人員都能收到通知
+3. **提供彈性**：允許使用者在需要時修改通知名單
+4. **提升效率**：加快操作流程，減少錯誤
+5. **改善使用體驗**：更符合實際業務邏輯
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+## 六、注意事項
+
+1. 舊的規範資料不會有預存的郵件清單，需要在首次操作時輸入
+2. 郵件地址以分號分隔儲存，系統會自動處理格式
+3. 如果需要完全清空通知名單，可以在介面上刪除所有地址
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+## 七、技術細節
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+### 修改的檔案
+1. `models.py` - 新增資料庫欄位
+2. `routes/temp_spec.py` - 更新郵件處理邏輯
+3. `templates/terminate_spec.html` - 新增郵件預填功能
+4. `templates/extend_spec.html` - 新增郵件預填功能
+5. `migrate_add_email_column.py` - 資料庫遷移腳本
+
+### 相容性
+- 完全向後相容，不影響現有功能
+- 舊資料可正常使用，新功能會在首次使用時生效