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2025-09-21 11:37:39 +08:00
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164
USER_MANUAL.md
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@@ -1,6 +1,6 @@
# 暫時規範管理系統 V3 操作說明書
# 暫時規範管理系統 V4 操作說明書
歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V3。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器及智慧通知系統，提供完整的文件生命週期管理解決方案。
歡迎使用企業級暫時規範管理系統 V4。本系統整合了LDAP認證、ONLYOFFICE線上編輯器、智慧通知系統及台灣時區完整支援，提供完整的文件生命週期管理解決方案。
## 📋 目錄
@@ -16,16 +16,21 @@
## 1. 系統簡介
暫時規範管理系統 V3 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。
暫時規範管理系統 V4 是一個集中化平台，用於管理、追蹤和存檔所有暫時性的工程規範。它涵蓋了從草擬、線上編輯、簽核、生效到最終歸檔的完整生命週期。
### 🚀 V3.2 版本新特色
### 🚀 V4.0 版本新特色
- **台灣時區完整支援**：所有時間顯示使用台灣時區 (GMT+8)
- **展延次數限制**：最多2次展延，總效期上限90天
- **文件同步改善**：修正OnlyOffice編輯同步問題
- **UI樣式優化**：改善深色背景下的展延狀態顯示
- **LDAP/AD 整合**：使用企業Active Directory帳號登入
- **智慧郵件記憶**：自動記憶並帶出之前使用的通知對象
- **彈性郵件編輯**：可編輯通知名單並更新記錄
- **多種SMTP支援**：支援Port 25無認證及其他認證方式
- **自動排程提醒**：系統主動發送到期提醒郵件
- **增強的編輯體驗**：ONLYOFFICE文件協作編輯
- **容器化架構**：Redis快取 + Nginx反向代理
---
@@ -37,14 +42,14 @@
**🚨 重要登入規範**：
✅ **正確格式**：必須使用完整的 UPN 格式帳號
例如：`user@domain.com`
✅ **正確格式**：必須使用完整的 UPN 格式帳號
例如：`user@panjit.com.tw`
❌ **錯誤格式**：不支援縮略帳號
❌ **錯誤格式**：不支援縮略帳號
例如：`user`
**登入步驟**：
1. 在登入頁面輸入您的 **完整 AD 帳號**（例如：user@domain.com）
1. 在登入頁面輸入您的 **完整 AD 帳號**（例如：user@panjit.com.tw）
2. 輸入您的 **AD 密碼**
3. 點擊「**登入**」按鈕
@@ -60,7 +65,9 @@
- **主題**：規範標題
- **申請人**：規範申請者
- **狀態**：pending_approval（待生效）/active（已生效）/expired（已過期）/terminated（已終止）
- **時間範圍**：生效日期至結束日期
- **時間範圍**：生效日期至結束日期（台灣時間顯示）
- **剩餘天數**：彩色標示不同緊急程度
- **展延狀態**：顯示已展延次數和剩餘次數
- **操作按鈕**：依權限顯示不同功能
---
@@ -102,9 +109,10 @@
**編輯器功能**：
- 全功能 Word 文件編輯
- 即時自動儲存
- 即時自動儲存和同步
- 支援圖片、表格插入
- 格式化工具列
- 增強的文件同步機制
### 3.3 啟用規範（Admin 權限）
@@ -122,22 +130,35 @@
5. 系統自動：
- 更新規範狀態
- **記憶通知對象**供後續使用
- 發送啟用通知郵件
- 發送啟用通知郵件（台灣時間）
### 3.4 展延規範（Editor/Admin 權限）
延長已生效規範的結束日期：
**🆕 V4.0 展延限制功能**：
延長已生效規範的結束日期，但有嚴格限制：
1. 點擊「**展延**」按鈕
2. **設定新結束日期**：選擇展延後的日期
3. **上傳佐證檔案**：提供展延理由相關文件（PDF格式）
4. **🆕 智慧通知設定**：
2. **檢查展延次數**：
- 最多只能展延 **2次**
- 總效期上限 **90天**
- 已達上限的規範展延按鈕會變為不可用
3. **設定新結束日期**：選擇展延後的日期
4. **上傳佐證檔案**：提供展延理由相關文件（PDF格式）
5. **🆕 智慧通知設定**：
- 系統自動帶出之前啟用時使用的通知對象
- 可直接使用或進行編輯
- 修改後的名單會更新到系統記錄中
5. 點擊「**確認展延**」
6. 系統自動發送展延通知郵件
6. 點擊「**確認展延**」
7. 系統自動發送展延通知郵件
**展延規則**：
- **初次生效**：30天效期
- **第一次展延**：效期變為60天
- **第二次展延**：效期變為90天（達到上限）
- **第三次展延**：系統拒絕並顯示錯誤訊息
### 3.5 終止規範（Editor/Admin 權限）
@@ -152,7 +173,7 @@
4. 點擊「**確認終止**」
5. 系統自動：
- 更新結束日期為今日
- 更新結束日期為今日（台灣時間）
- 發送終止通知郵件
---
@@ -161,11 +182,11 @@
### 4.1 🆕 郵件記憶功能
**V3.2 新增功能**：系統現在具備智慧郵件管理能力
**V4.0 持續改進功能**：系統現在具備智慧郵件管理能力
**運作機制**：
1. **規範啟用時**：輸入通知郵件對象，系統自動記憶
2. **規範終止時**：自動帶出啟用時的郵件清單，可編輯後發送
2. **規範終止時**：自動帶出啟用時的郵件清單，可編輯後發送
3. **規範展延時**：自動帶出郵件清單，修改後會更新記錄
**操作說明**：
@@ -195,18 +216,18 @@
**手動通知**（操作觸發）：
- 規範啟用通知
- 規範展延通知
- 規範展延通知
- 規範終止通知
**🆕 自動提醒**（系統排程）：
- **7天到期提醒**：在規範到期前7天自動發送
- **3天到期提醒**：在規範到期前3天自動發送
- **發送時間**：每天凌晨2:00檢查並發送
- **發送時間**：每天凌晨2:00檢查並發送（台灣時間）
**郵件內容**：
- HTML格式美化顯示
- 包含規範編號、標題、申請人
- 明確標示生效/結束日期
- 明確標示生效/結束日期（台灣時間顯示）
- 提供系統連結
---
@@ -239,18 +260,26 @@
點擊 **歷史紀錄圖示 (🕒)** 查看：
- 操作時間戳記
- 操作時間戳記（台灣時間顯示）
- 執行用戶
- 操作類型（建立/啟用/展延/終止）
- 詳細說明
### 5.4 即將到期警示
### 5.4 即將到期警示與展延狀態
**到期警示**：
在規範列表中會特別標示即將到期的規範：
- **🟢 綠色標示**：7天以上
- **🟡 橙色標示**：7天內到期
- **🔴 紅色標示**：3天內到期
- **閃爍動畫**：今日到期
- **🔴 紅色標示**：3天內到期
- **已過期標示**：已過期
**🆕 展延狀態顯示**：
- 清楚顯示「已展延 X 次」
- 達到上限時顯示「達到上限」標籤
- 優化深色背景下的可讀性
- 居中對齊，提升視覺體驗
---
@@ -274,7 +303,7 @@
**Editor（編輯者）**：
- 建立新規範草稿
- 編輯規範內容
- 展延和終止規範
- 展延和終止規範（受展延次數限制）
- 下載Word和PDF檔案
**Admin（管理員）**：
@@ -290,11 +319,11 @@
### 7.1 登入相關
**Q: 忘記帳號格式？**
A: 必須使用完整的 `user@domain.com` 格式，不能只輸入 `user`
A: 必須使用完整的 `user@panjit.com.tw` 格式，不能只輸入 `user`
**Q: 無法登入？**
A: 請確認：
1. 帳號格式正確（包含@domain.com）
1. 帳號格式正確（包含@panjit.com.tw）
2. 密碼正確
3. AD帳號未被鎖定
4. 網路連線正常
@@ -315,11 +344,13 @@ A: 請確認：
2. 網路連線穩定
3. 彈出視窗未被阻擋
**Q: 編輯內容未儲存？**
A: 建議：
**🆕 Q: 編輯內容未儲存或同步？**
A: V4.0已改善文件同步機制：
1. 編輯期間保持網路連線
2. 避免同時多人編輯同一文件
3. 定期手動儲存 (Ctrl+S)
2. 系統現在支援多種儲存狀態
3. 增強了回調處理機制
4. 定期手動儲存 (Ctrl+S)
5. 檢查容器間網路是否正常
### 7.4 通知相關
@@ -336,7 +367,7 @@ A: 請檢查：
3. 公司郵件伺服器設定
**Q: 自動提醒郵件何時發送？**
A: 系統每天凌晨2:00自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。
A: 系統每天凌晨2:00（台灣時間）自動檢查並發送提醒，分別在到期前7天和3天發送。
**🆕 Q: 郵件通知對象會自動記憶嗎？**
A: 是的，系統會記憶啟用時設定的通知對象：
@@ -344,7 +375,37 @@ A: 是的，系統會記憶啟用時設定的通知對象：
- 展延規範時也會自動帶出，修改後會更新記錄
- 您可以直接使用或編輯後再發送
### 7.5 檔案相關
### 7.5 展延相關
**🆕 Q: 為什麼無法繼續展延？**
A: V4.0實作嚴格的展延控制：
- 每個規範最多只能展延2次
- 總效期不能超過90天
- 達到上限後系統會拒絕展延請求
- 展延按鈕會變為不可用狀態
**🆕 Q: 展延次數如何計算？**
A: 展延次數計算規則：
- 初次生效：30天（不計入展延次數）
- 第一次展延：效期變為60天（展延次數=1）
- 第二次展延：效期變為90天（展延次數=2，達到上限）
### 7.6 時區相關
**🆕 Q: 系統顯示的時間是否正確？**
A: V4.0完整支援台灣時區：
- 所有時間顯示使用台灣時區 (GMT+8)
- 資料庫儲存自動轉換為台灣時間
- 郵件通知使用台灣時間
- 到期檢查基於台灣時間
**🆕 Q: 舊紀錄的時間顯示是否正確？**
A: 系統已實作時區轉換機制：
- 自動處理舊紀錄的時區轉換
- 支援date和datetime物件轉換
- 確保所有時間顯示一致性
### 7.7 檔案相關
**Q: 可以上傳Word檔案來啟用規範嗎？**
A: 不可以。為確保文件完整性，啟用時必須上傳已簽核的 **PDF檔案**。
@@ -356,25 +417,34 @@ A: 請確認：
3. 檔案名稱不含特殊字元
4. 網路連線穩定
### 7.6 效能相關
### 7.8 效能相關
**Q: 系統回應速度慢？**
A: 可能原因：
1. 網路連線問題
2. 伺服器負載過高
3. 資料庫查詢耗時
4. 聯繫系統管理員檢查
A: V4.0已優化效能：
1. 新增Redis快取系統
2. Nginx反向代理提升速度
3. 如仍有問題請聯繫系統管理員
4. 檢查網路連線狀況
---
## 📝 版本資訊
- **文件版本**: V3.2.0
- **最後更新**: 2025年1月
- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V3.2
- **文件版本**: V4.0.0
- **最後更新**: 2025年9月
- **適用系統**: 暫時規範管理系統 V4.0
### 版本更新記錄
**V4.0.0**：
- 新增台灣時區完整支援
- 實作展延次數限制功能（最多2次，90天上限）
- 修正OnlyOffice文件同步問題
- 改進UI樣式，優化深色背景下的顯示
- 修正時區filter支援date物件處理
- 移除舊版utils.py，改用模組化架構
- 新增Redis快取和Nginx反向代理
**V3.2.0**：
- 新增郵件通知記憶功能
- 支援Port 25無認證SMTP
@@ -389,5 +459,5 @@ A: 可能原因：
---
**感謝您使用暫時規範管理系統 V3！**
希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。
**感謝您使用暫時規範管理系統 V4！**
希望這個操作手冊能幫助您更有效地使用系統功能。如有任何問題，請聯繫系統管理員。